ROMA. Di recente il Ministro per l’Innovazione e le Tecnologie, LucioStanca, ha annunciato, in pieno accordo con le indicazioni del Ministro perla Funzione Pubblica, Luigi Mazzella, l’emanazione della Direttiva sulla”Trasparenza dell’azione amministrativa e la gestione dei flussi documentali”, ovvero il cosiddetto protocollo informatico.Dal primo gennaio 2004, dunque, la gestione e l’archiviazione di tutti idocumenti della P.A. avverra’ in via elettronica: questo consentira’ ditrasformare le pratiche presentate agli uffici pubblici in documentidigitali, permettendo la trasmissione e la gestione interna della praticaper via telematica ed eliminando il trasferimento fisico del fascicolocartaceo.La Direttiva, che rappresenta il primo frutto concreto della strettacollaborazione tra i due Ministeri, ha dunque lo scopo di promuovere l’adozione del protocollo informatico in tutte le amministrazioni centrali egli Enti pubblici non economici, favorendo cosi’ l’utilizzo esteso didocumenti informatici e l’erogazione di servizi in rete a cittadini eimprese. Inoltre, in accordo con il “Piano nazionale di e-Government”, laDirettiva intende assicurare il piu’ rapido e proficuo utilizzo della firmaelettronica nello scambio di documenti e atti tra le amministrazioni.Il Ministro Stanca nel rispetto dei principali obiettivi del progetto die-Government ha quindi annunciato una nuova Direttiva, che cerca di vederein maniera diversa e sicuramente piu’ aderente ai piani del Ministero per l’Innovazione, il protocollo informatico gia’ disciplinato dal D.P.R. n.428/98, e dalla Direttiva del Presidente del Consiglio dei Ministri 28ottobre 1999 sulla gestione informatica dei flussi documentali nellepubbliche amministrazioni. In altri termini si cerca di fornire, in lineacon l’azione 11 del Piano di e-Government un fondamentale impulso alleamministrazioni centrali, regionali e locali nella concreta attuazione delquadro normativo esistente, sollecitando un profondo cambiamento di tipoorganizzativo e culturale ancor prima che un aggiornamento di tipotecnologico.I sistemi di protocollo informatico, nella loro versione piu’ evoluta,comprendono talune funzioni innovative per la pubblica amministrazione.Oltre alla possibilita’ di protocollare i tradizionali documenti cartacei, e’ possibile anche: protocollare documenti elettronici; collegaredirettamente al sistema di protocollo il sistema di archiviazione econservazione dei documenti; garantire forme piu’ efficaci di accesso etrasparenza agli atti amministrativi; fornire elementi utili ai fini delleattivita’ di controllo di gestione; sperimentare applicazioni elettronichedella gestione dei flussi documentali.L’obiettivo finale deve essere quello di una Pubblica Amministrazionedigitale, con protocollo informatizzato, posta certificata e soprattuttotrasparenza dell’iter burocratico verso l’esterno.

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Di recente il Ministro per l’Innovazione e le Tecnologie, Lucio Stanca, ha annunciato, in pieno accordo con le indicazioni del Ministro per la Funzione Pubblica, Luigi Mazzella, l’emanazione della Direttiva sulla “Trasparenza dell’azione amministrativa e la gestione dei flussi documentali”, ovvero il cosiddetto protocollo informatico.
Dal primo gennaio 2004, dunque, la gestione e l’archiviazione di tutti i documenti della P.A. avverra’ in via elettronica: questo consentira’ di trasformare le pratiche presentate agli uffici pubblici in documenti digitali, permettendo la trasmissione e la gestione interna della pratica per via telematica ed eliminando il trasferimento fisico del fascicolo cartaceo.
La Direttiva, che rappresenta il primo frutto concreto della stretta collaborazione tra i due Ministeri, ha dunque lo scopo di promuovere l’adozione del protocollo informatico in tutte le amministrazioni centrali e gli Enti pubblici non economici, favorendo cosi’ l’utilizzo esteso di documenti informatici e l’erogazione di servizi in rete a cittadini e imprese. Inoltre, in accordo con il “Piano nazionale di e-Government”, la Direttiva intende assicurare il piu’ rapido e proficuo utilizzo della firma elettronica nello scambio di documenti e atti tra le amministrazioni.

Napoli – Il Ministro Stanca nel rispetto dei principali obiettivi del progetto di e-Government ha quindi annunciato una nuova Direttiva, che cerca di vedere in maniera diversa e sicuramente piu’ aderente ai piani del Ministero per l’Innovazione, il protocollo informatico gia’ disciplinato dal D.P.R. n. 428/98, e dalla Direttiva del Presidente del Consiglio dei Ministri 28 ottobre 1999 sulla gestione informatica dei flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni.
In altri termini si cerca di fornire, in linea con l’azione 11 del Piano di e-Government un fondamentale impulso alle amministrazioni centrali, regionali e locali nella concreta attuazione del quadro normativo esistente, sollecitando un profondo cambiamento di tipo organizzativo e culturale ancor prima che un aggiornamento di tipo tecnologico.

I sistemi di protocollo informatico, nella loro versione piu’ evoluta, comprendono talune funzioni innovative per la pubblica amministrazione. Oltre alla possibilita’ di protocollare i tradizionali documenti cartacei, e’ possibile anche: protocollare documenti elettronici; collegare direttamente al sistema di protocollo il sistema di archiviazione e conservazione dei documenti; garantire forme piu’ efficaci di accesso e trasparenza agli atti amministrativi; fornire elementi utili ai fini delle attivita’ di controllo di gestione; sperimentare applicazioni elettroniche della gestione dei flussi documentali.

L’obiettivo finale deve essere quello di una Pubblica Amministrazione digitale, con protocollo informatizzato, posta certificata e soprattutto trasparenza dell’iter burocratico verso l’esterno. In questo modo, difatti, anche cittadini e imprese, collegandosi in rete ai siti della Pubblica Amministrazione, avranno la possibilita’ di verificare lo stato delle pratiche.

In effetti, lo stesso Ministro per l’Innovazione e le Tecnologie nella sua Direttiva “Linee guida in tema di digitalizzazione dell’Amministrazione” del 21 dicembre 2001 prevedendo la piena utilizzazione del protocollo informatico sosteneva che “alla luce degli obiettivi di efficienza e trasparenza dei processi amministrativi, la digitalizzazione dei flussi di documentazione interna strutturata e l’introduzione del protocollo informatico risultano cruciali, in quanto consentono lo snellimento, la tracciabilita’ ed il monitoraggio continuo dei documenti da parte degli utenti”.
In tale ottica sono stati previsti gli Uffici digitali da intendersi come unita’ in cui le Amministrazioni, dopo avere selezionato, pochi, ma efficaci servizi di particolare importanza e visibilita’ per il cittadino, potranno processarli elettronicamente tramite sistemi di gestione di flussi documentali.

La teleamministrazione, in questo modo, trova la sua piu’ completa realizzazione. Difatti, una volta riconosciuto il valore giuridico dell’atto amministrativo nella sua forma elettronica, il principale effetto e’ quello di renderlo disponibile in rete, senza confini di distanza, con possibilita’ di strutturare flussi di lavoro (workflow) sempre in forma elettronica, impostando una pratica amministrativa unica, a perfezionamento progressivo, qualunque sia il numero degli uffici o delle amministrazioni interessate.

Indubbiamente per realizzare un simile obiettivo e’ necessario che vi siano norme che possano consentire l’interoperabilita’ tra sistemi di protocollo indipendenti o comunque l’integrazione del protocollo informatico con gli altri strumenti simbolo del rinnovamento della P.A. (firma digitale, posta elettronica). Nel complesso, quindi, e’ necessario un coordinamento delle norme preesistenti con le norme che saranno dettate in materia di digitalizzazione dell’attivita’ amministrativa.

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