M. Iaselli, Napoli – Tra i progetti approvati dal Comitato dei Ministri per la societa’ dell’Informazione rientra l’utilizzo della posta elettronica per le comunicazioni all’interno delle amministrazioni  e fra le amministrazioni e per quelle tra cittadini, imprese e Pubblica Amministrazione (Progetto MIT denominato @P@). Lo stesso progetto contempla la creazione dell’indirizzario elettronico delle strutture, delle persone e dei servizi (prevedibili a regime circa 260.000 voci in indirizzario); l’utilizzo dei sistemi di messaggistica elettronica su circa 250.000 dipendenti pubblici delle P.A. centrali nonche’ l’incremento dell’utilizzo delle attuali 180.000 caselle di posta di cui solo una parte attiva.
Il fattore abilitante per la realizzazione di tali obiettivi e’ la disponibilita’ on line della struttura organizzativa della pubblica amministrazione e la rubrica degli indirizzi di posta. Naturalmente ai fini della riuscita del progetto sara’ indispensabile l’emanazione di circolari/direttive per l’utilizzo degli strumenti di posta elettronica ed il supporto, la formazione e l’assistenza alle P.A. per le iniziative relative alla revisione dei sistemi di comunicazione.
Il progetto prevede un intervento, su due anni, con fondi erogati alle amministrazioni in aggiunta alle proprie disponibilita’ e condizionati alla verifica dei risultati conseguiti nelle diverse fasi di attuazione del progetto. Il fabbisogno finanziario complessivo e’ di 18 milioni di euro.

Come piu’ volte annunciato dallo stesso Ministro Stanca l’Italia guadagna posizioni nell’hit-parade europea dell’e-Government, ma il sistema pubblico zoppica ancora nell’adozione delle nuove tecnologie ed in particolare si fa riferimento proprio alla posta elettronica che costituisce il pilastro fondamentale della teleamministrazione.
In effetti e’ in aumento il numero dei dipendenti pubblici che ha una casella di posta elettronica. Dal 24% del 2001 si e’ saliti al 40% del 2002. Ma l’uso dell’e-mail avviene nell’ambito delle reti intranet, dato che resta tuttora contenuto il numero dei Pc connessi ad Internet: dal 18% del 2001 si e’ saliti solo al 23% nel 2002.
Il Ministro per l’Innovazione e le Tecnologie ha riferito che “ogni casella di posta elettronica nella pubblica amministrazione ha scambiato in media mille messaggi in un anno, di cui due terzi sono all’interno della stessa amministrazione”. Della parte rimanente il 99% e’ stata scambiata con l’esterno e solo meno dell’1% con le altre pubbliche amministrazioni”.
E’ quindi evidente che prevale ancora la logica dell’uso degli strumenti tradizionali, ossia quelli cartacei, anziche’ di quelli telematici.

Purtroppo, il positivo aumento dell’e-mail e’ limitato al solo rapporto fra cittadini/imprese e le pubbliche amministrazioni centrali: “A gennaio scorso, ad esempio, delle 1,8 milioni comunicazioni elettroniche rilevate sulla rete pubblica (Rupa), quelle scambiate tra le varie amministrazioni sono state solo 17 mila, ossia meno dell’1%”.
Bisogna comunque riconoscere, che al di la’ del progetto del MIT, qualcosa si e’ fatto per incoraggiare l’uso della posta elettronica. Difatti l’azione coordinata di interventi che definiscono il quadro normativo e progettuale del nuovo sistema di gestione elettronica dei documenti ha prodotto:
• la realizzazione da parte del Centro Tecnico per la Rete Unitaria della Pubblica Amministrazione di un indice delle pubbliche amministrazioni (IPA) come previsto dal DPCM 31/10/2000;
• la realizzazione di un sistema di posta elettronica certificata, cioe’ di un sistema che certifichi l’identificazione univoca del mittente e del destinatario e la ricezione del messaggio da parte di quest’ultimo – ai sensi del DPR 445/2000 art.14 – allo scopo di fornire, nell’immediato, alle amministrazioni uno strumento sicuro di scambio di messaggi ufficiali e, in prospettiva, al cittadino e all’impresa un canale aggiuntivo di comunicazione con la pubblica amministrazione caratterizzato da rapidita’ ed efficienza.

Appare comunque evidente che la posta elettronica potra’ realmente avere la sua massima diffusione con lo sviluppo di strumenti quali la firma elettronica ed il protocollo informatico, integrati con servizi di interoperabilita’, che rendera’ possibile la realizzazione effettiva di una gestione completamente automatizzata dei flussi documentali. Si ricorda che, nell’ambito di una comunicazione tra i sistemi di protocollo di differenti amministrazioni, o tra differenti sistemi di protocollo della stessa amministrazione, si ritiene garantita la interoperabilita’ tra detti sistemi quando e’ consentito al sistema ricevente di trattare automaticamente le informazioni trasmesse dal sistema mittente.
Sia nel caso di gestione assistita da un workflow che in casi meno strutturati, appare come fondamentale l’utilizzo della posta elettronica e della tecnologia della firma digitale per trasmettere documenti in modo sicuro con validita’ giuridica.

Il DPR 428/98 e le relative regole tecniche prevedono, a tal fine, specifiche indicazioni e riferimenti al caso in cui il documento da protocollare in uscita sia formato e trasmesso con strumenti informatici. In tal caso si prevede che la “segnatura di protocollo” possa comprendere tutte le informazioni che vengono gestite dal sistema di protocollo dell’amministrazione che forma il documento.
Si tratta di un meccanismo che consente di inviare con il medesimo messaggio, oltre al documento in senso stretto, anche un insieme di informazioni strutturate (la segnatura) che, se riconosciute dal destinatario, potrebbero essere utilizzate per velocizzare i processi di ricezione della corrispondenza e, conseguentemente, i processi di servizio ad essi collegati.
A tal fine l’Autorita’ per l’Informatica ha analizzato il problema dell’integrazione tra il protocollo informatico, la posta elettronica e la firma digitale. A seguito dei lavori svolti e’  stato elaborato un documento che descrive i requisiti, i formati e gli aspetti tecnici per una effettiva interoperabilita’ tra sistemi di protocollo informatico in ambiente distribuito.

L’obiettivo del documento e’ duplice:
a) descrivere le indicazioni specifiche, i concetti applicativi comuni ed i formati tecnici necessari per ottenere l’interoperabilita’ dei diversi sistemi di protocollo informatico;
b) descrivere le linee guida, rivolte sia alle amministrazioni che al mercato, per facilitare la realizzazione di nuovi sistemi informatici distribuiti ovvero per estendere i sistemi di protocollo informatico gia’ esistenti allo scopo di cogliere appieno i vantaggi che possono derivare dalla integrazione delle nuove funzioni di interoperabilita’.

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