Il governo si impegna a distribuire un milione di smart card a imprese e cittadini: così Roberto Benzi, membro AIPA, al meeting organizzato da EESSI (organismo europeo che si occupa della definizione delle regole standard valide per tutti i paesi europei sulla firma digitale) e Infocamere.
I dati presentati da Infocamere a Roma effettivamente testimoniano una realta’ molto avanzata: nel 2002 secondo l’Unioncamere oltre 70mila pratiche riguardanti attivita’ societarie, atti costitutivi e modificativi, verbali e soprattutto bilanci, sono state inviate dalle imprese alla competente Pubblica Amministrazione in formato totalmente digitale, senza cioe’ nessun accompagnamento cartaceo. Nei primi tre mesi del 2003 sono gia’ state 30mila le pratiche inoltrate via web, e la previsione e’ che alla fine dell’anno in corso il numero sia almeno quadruplicato.
Dal trenta giugno sara’ infatti obbligatorio iscriversi al registro delle imprese solo per via telematica e dal primo gennaio 2004 le P.A. dovranno adottare il Protocollo informatico per registrare tutta la corrispondenza. Le imprese italiane sono gia’ ad un livello molto avanzato per quanto riguarda i processi di firma digitale, mentre piu’ lento invece e’ il ricorso a certificazione “piu’ leggera” ossia a quella di minore valore legale, ma comunque importante principalmente per l’e-commerce.

Roma – Nell’ambito della gestione elettronica della documentazione amministrativa ogni unita’ organizzativa riceve e produce una notevole quantita’ di documenti.
Questa attivita’ si estrinseca in processi che sono governati da procedure e regole complesse ed articolate. In molti Enti, specialmente in quelli pubblici, l’attivita’ di protocollazione costituisce la fase iniziale di un processo e certifica la provenienza e la data di acquisizione di un documento identificandolo in maniera univoca nell’ambito di una sequenza numerica collegata con l’indicazione cronologica.
Essa costituisce, quindi, il punto nevralgico di tutti i flussi di lavoro tra le organizzazioni (specialmente pubbliche) e all’interno di esse; le modalita’ di gestione assumono di conseguenza un’importanza fondamentale nella strategia operativa dell’unita’ organizzativa. Il conseguente sviluppo di strumenti quali la firma elettronica ed il protocollo uniti all’espansione dell’uso della posta elettronica, rende possibile la realizzazione di una gestione completamente automatizzata dei flussi documentali e la conseguente attuazione di profonde innovazioni nelle modalita’ di lavoro delle unita’ organizzative.

Al fine di comprendere meglio alcuni aspetti fondamentali della gestione elettronica dei documenti e’ necessario a questo punto chiarire alcune figure centrali tipiche del processo di informatizzazione di determinate attivita’ di carattere amministrativo tenuto conto specialmente di alcuni provvedimenti fondamentali in materia quali le linee guida in materia di digitalizzazione dell’attivita’ amministrativa del 21 dicembre 2001, le linee guida in materia di digitalizzazione dell’amministrazione del 20 dicembre 2002, la Direttiva sulla trasparenza dell’azione amministrativa e gestione elettronica dei flussi documentali e le linee guida alla realizzazione dei sistemi di protocollo informatico e gestione dei flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni dell’AIPA datata settembre 2000.
Per gestione documentale si intende la gestione informatica dei documenti in modalita’ avanzata. E’ stata cosi’ denominata perche’ si tratta di una soluzione che privilegia ed esalta essenzialmente le potenzialita’ legate alla gestione informatizzata dei documenti e degli archivi.
Essa consiste in realta’ in una macro-categoria che ricomprende attivita’ assai eterogenee, che variano a seconda del grado di funzionalita’ che si desideri attuare, ma che trovano una logica ben precisa per il loro accorpamento: ovvero il loro comune presupposto fondamentale, che e’ quello della dematerializzazione dei documenti cartacei e quindi della disponibilita’ degli stessi a livello informatico.
Essa prevede le seguenti attivita’:
• registrazione con trattamento delle immagini (scannerizzazione dei documenti cartacei);
• assegnazione per via telematica al destinatario;
• gestione avanzata della classificazione dei documenti (utilizzo di thesauri e vocabolari controllati, ecc.);
• collegamento dei documenti alla gestione dei procedimenti.
Nell’ambito della gestione elettronica documentale assumono una notevole rilevanza i c.d. workflow documentali. In tale categoria si vogliono ricomprendere quelle attivita’ di razionalizzazione (e conseguente informatizzazione mediante workflow) esclusivamente dei processi documentali di una organizzazione, escludendo quindi quelli primari.
Cio’ non significa che non si avranno comunque benefici su tutta l’organizzazione, ma solo in via indiretta, agendo sui flussi documentali. In altre parole, in tale caso si decide di non entrare nel merito delle procedure interne. Potrebbe anche essere il caso, ad esempio, di quelle strutture che hanno gia’ provveduto ad effettuare razionalizzazioni organizzative.

Indispensabile, comunque, ai fini di una valida ed efficace informatizzazione delle attivita’ di un ufficio e’ la c.d. reingegnerizzazione dei processi interessati (in altri termini adeguare le procedure amministrative alle esigenze dell’informatizzazione).
In particolare vengono gestiti mediante sistemi integrati di workflow tutti quei processi che possiedono i requisiti di convenienza, ovvero la complessita’, la ripetitivita’ e la stabilita’ dell’iter.
E’ importante evidenziare che se l’obiettivo che ci si e’ prefissati e’ quello del Business Process Reengeneering (o del Process Improvement, se si e’ deciso di compiere un intervento meno radicale), questo diventa la fase propedeutica per l’attuazione anche del Progetto Protocollo e Gestione documentale. Vale a dire che non si puo’ cominciare dalla punta della piramide, ma occorre partire dalla base.
La “reingegnerizzazione” dei processi e delle attivita’ viene interpretata come il punto chiave per il miglioramento dell’organizzazione, finalizzato al raggiungimento degli obiettivi. Questa riprogettazione tende ad abbracciare il processo nella sua globalita’, intervenendo in genere su tutte le sue componenti (flussi operativi, organizzazione, risorse umane, tecnologie) e dando origine a un insieme di interventi tra loro correlati.
Questa nuova visione modifica completamente il ruolo delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione. Esse non sono piu’ soltanto o principalmente una delle componenti su cui intervenire, principalmente per la ricerca di efficienza delle operazioni ripetitive e a minor valore aggiunto, ma rappresentano soprattutto un insieme di opportunita’ per il cambiamento, che consentono non solo e non tanto di ridurre tempi, costi e risorse fisiche necessarie ma anche:
• l’introduzione di nuovi servizi;
• la modifica della natura e delle caratteristiche dei servizi esistenti;
• la modifica del flusso delle attivita’ operative;
• l’introduzione di nuove modalita’ di erogazione dei servizi e rapporto con i fruitori;
• il miglioramento della qualita’ dei servizi stessi.

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