Una nuova applicazione particolarmente efficace nel settore degli acquisti on line della P.A. di recente e’ stata presentata dalla Presidenza del Consiglio dei Ministri. Si chiama S.A.B.S. (Sistema per l’Acquisizione di Beni e Servizi on line) ed e’ un sistema, basato su un portale intranet aziendale, attraverso il quale il Dipartimento per le Risorse Strumentali raccoglie le richieste di beni e servizi provenienti da tutti coloro che prestano la loro opera presso la Presidenza del Consiglio dei Ministri.
L’applicazione rientra in un piu’ generale progetto di riorganizzazione interna della Presidenza del Consiglio dei Ministri “L’altra P.A. percorsi di innovazione nell’amministrazione che cambia”, che ha portato appunto alla creazione del Dipartimento per le Risorse Strumentali come punto unico di erogazione di beni e servizi per tutte le strutture interne alla Presidenza.

E’ davvero molto interessante questo nuovo sistema di e-procurement progettato dal personale della Presidenza del Consiglio dei Ministri e realizzato da Tai su piattaforma Sun microsystems con strumenti open source.
Le componenti principali del sistema sono:
1. un’interfaccia web, realizzata tenendo in forte considerazione i requisiti di usabilita’, accessibilita’, completezza dell’informazione, chiarezza e veridicita’ dei contenuti;
2. un sistema di gestione delle richieste on line utilizzando strumenti di ticketing e di workflow;
3. un sistema di monitoraggio delle richieste;
4. un sistema di reportistica.
L’interfaccia web guida l’utente nella formulazione delle richieste mediante delle liste di abilitazione che consentono di individuare la tipologia dei beni e dei servizi che ogni utente puo’ richiedere. Una volta immessa la richiesta, viene creato un ticket identificativo il quale, da quel momento in poi, sara’ utilizzato dal sistema per individuare la richiesta in maniera univoca, nonche’ dall’utente per conoscere lo stato di avanzamento delle sue richieste.
Il sistema si incarica quindi di instradare la richiesta verso l’Ufficio o Servizio deputato al suo soddisfacimento.
Analogamente agli utenti che richiedono beni e/o servizi, anche chi li eroga puo’ accedere alla propria agenda, tramite la quale puo’ visualizzare la sua lista delle richieste da evadere.
Per alcune tipologie di richieste il cui espletamento necessita dell’intervento di piu’ Uffici o Servizi, il sistema e’ in grado di gestire la creazione di sotto-richieste correlate tra di loro, gestendo nella maniera corretta la loro esecuzione sequenziale e/o parallela.

Report periodici possono essere prodotti in modo che ogni struttura possa vedere quanto ha richiesto in un dato periodo di tempo e correlarlo ai costi ai fini del controllo di gestione e di benchmarking fra strutture diverse.
E’ evidente, quindi, che il S.A.B.S. assicura vantaggi tangibili: le richieste vengono trasmesse celermente e con una modalita’ univoca, le informazioni relative allo stato delle varie richieste sono facilmente accessibili a tutti i soggetti abilitati. I soggetti coinvolti, quindi, lavorano con una maggiore sinergia. Questo si traduce in un incremento di efficienza ed efficacia del processo ed in una reale riduzione dei costi. A tutto cio’ si aggiunge una maggiore trasparenza e possibilita’ di controllo.
Bisogna, pero’, precisare che l’applicazione non e’ ancora completa, in quanto allo stato attuale e’ funzionante il primo nucleo che consente di raccogliere le richieste degli utenti e la costruzione del calendario degli interventi con l’assegnazione di primo livello delle attivita’. La seconda fase prevede l’integrazione con i sistemi gia’ esistenti nella Presidenza del Consiglio, ovvero integrazioni automatiche con la gestione dei magazzini e l’aggancio con la Consip. Sara’ infine integrata anche la Carta Multiservizi che, tra l’altro consentira’ l’autenticazione del richiedente del bene o del servizio.
Da non sottovalutare anche la scelta intelligente dei progettisti di un’architettura totalmente aperta e non legata ad una tecnologia proprietaria in modo da non condizionare le scelte future.

In conclusione si puo’ senz’altro affermare che il S.A.B.S. rappresenta un ulteriore sviluppo dell’e-procurement avuto riferimento in particolar modo al D.P.R. n. 101/2002 che in applicazione dei principi fondamentali in materia di teleamministrazione, disciplina “lo svolgimento di procedure telematiche di acquisto che consentono alle amministrazioni di effettuare approvvigionamenti di beni e servizi attraverso sistemi automatizzati di scelta del contraente”.
Il ricorso all’informatica ed alla telematica costituisce lo strumento indispensabile per conseguire un’effettiva trasformazione dei rapporti tra il cittadino e la Pubblica Amministrazione ed anche interni alla stessa P.A. dando cosi’ attuazione ai principi costituzionali di imparzialita’ e di buon andamento, consentendo la riduzione dei costi ed assicurando la trasparenza delle scelte amministrative secondo quanto previsto dalla legge 241/90.

Scritto da