Il progetto PolisWeb, realizzato per conto del Ministero della Giustizia presso il Tribunale di Bologna, come annunciato dalla societa’ Datamat, e’ stato selezionato e candidato dall’EIPA agli e-Europe Awards, il riconoscimento istituito dalla Commissione Europea per incentivare e premiare le best practices nel campo dell’e-government.
L’EIPA, l’Istituto Europeo per la Pubblica Amministrazione, incaricato dalla Commissione Europea della selezione, ha infatti inserito PolisWeb nella rosa dei 65 migliori progetti europei scelti su 357 candidature ricevute. Ben 13 dei possibili vincitori provengono dal nostro Paese: l’Italia si attesta cosi’ al primo posto con piu’ del doppio di nominations rispetto a Gran Bretagna e Spagna, secondi classificati. Il progetto PolisWeb e’ stato selezionato per la categoria “European, central and local government eCooperation”.

Polis Web, e’ una particolare applicazione creata dalla Datamat che consente ai soli avvocati che hanno a che fare con i contenziosi civili, di consultare dal pc le sentenze emesse dal Tribunale, di prenotare la copia di un documento presso la cancelleria, di conoscere le date delle udienze, gli eventuali rinvii e la sezione competente. Al sistema si accede con una password, rilasciata dall’Ordine degli avvocati di ciascun foro interessato dal progetto.
Il progetto in argomento gia’ e’ stato introdotto in una dozzina di sedi giudiziarie, ma a pieno regime e’ operante solo presso il Tribunale di Bologna, dove l’implementazione di Polis Web e’ cominciata due anni or sono, con oltre 1500 avvocati civilisti possessori di password che accedono ai servizi direttamente dal computer dello studio. Basta, difatti, collegarsi alla home page del Tribunale ed accedere nella parte riservata del sito. E’ necessario, pero’, ai fini della consultazione, installare sul pc dello studio un software specifico “IanusGate” creato dal Cineca, per il quale occorre pagare una piccola licenza annua.
L’applicazione in argomento e’ ovviamente molto vicina al tanto discusso processo civile telematico che nonostante l’emanazione del Decreto del Ministero della Giustizia n. 123 del 13 febbraio 2001 che contiene il regolamento sull’uso di strumenti informatici e telematici nel processo civile ed anche amministrativo, stenta a decollare sia per problemi di natura tecnica (firma digitale e/o elettronica) che per una totale mancanza di formazione informatica del personale indispensabile in questo settore.
Con il processo telematico si rientra nell’ambito della informatica giudiziaria gestionale da intendersi come il ramo che investe i procedimenti che si svolgono con l’intervento del giudice e delle parti.

Il processo viene gestito con l’ausilio dell’elaboratore, nel quale vengono memorizzati, sotto forma di dati codificabili, tutti gli atti del processo, che corrispondono ad attivita’ strutturate (SAMMARCO).
Il processo, ed in generale le procedure che prevedono l’intervento del giudice e delle parti, risolvendosi in una sequenza di atti orientati ad un risultato, coordinati fra loro e sufficientemente strutturati, si prestano agevolmente alla codificazione e, quindi, all’automatizzazione. I vari atti che integrano l’iter procedurale, vengono memorizzati, sulla base di un programma che rispecchia le regole processuali; il processo, pertanto, si concreta in flussi d’informazioni, utilizzabili sia verso l’interno che verso l’esterno.
Di tal che, il processo si trasforma in una rete informativa di dimensione operativa e di carattere dinamico, che implica una serie di evidenti e rilevanti vantaggi: anzitutto, al processo viene impresso un ritmo di maggiore celerita’, tenuto conto che la macchina e’ in grado di predisporre i ruoli di udienza (sia quelli collegiali che istruttori), di provvedere a stampare gli avvisi da inviare alle parti, ecc. e cioe’ di compiere tutta una serie di operazioni in tempi piu’ rapidi e ridotti rispetto a quelli dell’operatore manuale; queste stesse operazioni, d’altra parte, posseggono un piu’ alto grado di precisione ed una maggiore chiarezza di contenuto e sono suscettibili di un controllo immediato, diretto a scoprire e ad eliminare eventuali errori commessi. Inoltre, il giudice puo’ esercitare un dominio completo sullo svolgimento di ogni singolo processo, attraverso la visura sul terminale dell’elaboratore di tutte le informazioni raccolte circa il processo stesso. Cio’ lo aiutera’ nella fase della decisione e gli permettera’ anche di programmare utilmente il suo lavoro con riguardo alle istruttorie e alla distribuzione dei processi.
I soggetti interessati, poi, potranno ottenere notizie del processo che li riguarda in tempi reali e i legali, a loro volta, avendo una conoscenza complessiva e contemporanea delle cause in cui sono difensori, potranno anch’essi pianificare piu’ razionalmente il loro lavoro. La stessa presenza fisica dei legali negli uffici, in molti casi, non e’ piu’ richiesta in quanto essi possono ottenere le informazioni che loro necessitano attraverso il terminale personale collegato con il centro elettronico dell’ufficio (SAMMARCO).
In particolare, quindi, il passaggio dal processo di cognizione attuale al processo di cognizione del futuro si fonda sulla creazione di una rete telematica che colleghi tutti gli studi professionali, tutte le cancellerie degli uffici giudiziari, tutti gli studi dei giudici e dei loro ausiliari; e sulla trasformazione dell’attuale fascicolo cartaceo in un fascicolo virtuale inserito in tale rete.

Naturalmente, l’udienza cessera’ di essere il “luogo” ed il “tempo” in cui si realizzano scambi e depositi, in quanto tali operazioni si svolgeranno per via telematica. Essa potra’ recuperare il suo ruolo di momento di confronto dialettico tra le parti, e tra le parti ed il giudice solo in quelle occasioni in cui e’ necessaria la compresenza di giudice, procuratori, e, eventualmente, parti (tentativo di conciliazione, interrogatorio delle parti ecc.). Si potra’ ricorrere, inoltre, alla videoconferenza ed a analoghe tecniche capaci di superare l’assenza o la distanza di taluno dei soggetti.

In sintesi, un processo telematico potrebbe essere strutturato nella maniera di seguito descritta.
Ogni operatore del diritto (giudice, avvocato, P.M., cancelliere, ufficiale giudiziario) o anche colui che interviene in funzione ausiliaria (consulente tecnico) diventerebbe titolare di un accesso autorizzato alla rete telematica giudiziaria e di un indirizzo simile a quello della attuale casella di posta elettronica nella rete internet.
Ogni procedimento giudiziario corrisponderebbe ad un fascicolo virtuale creato e numerato automaticamente da uno specifico programma di gestione non appena ricevuta la trasmissione dell’atto introduttivo del giudizio. In tale fascicolo saranno inseriti tutti gli altri atti processuali, oltre alla documentazione offerta in copia digitale.
Il programma garantirebbe l’accesso abilitato con diversi gradi di capacita’ (creazione dell’atto, trasmissione dell’atto o del documento, lettura dell’atto o del documento) a seconda del ruolo, delle funzioni dell’operatore e del momento processuale specifico. Il programma, inoltre, provvederebbe ad avvertire i soggetti processuali di tutti i depositi eseguiti nel fascicolo virtuale, nonche’ delle eventuali scadenze proprie dell’iter processuale.
Ogni soggetto processuale sarebbe autorizzato a visionare telematicamente e trarre copia di quanto contenuto nel fascicolo virtuale di causa.
Queste regole di carattere generale sono comunque piu’ attinenti ad un processo civile telematico, difatti anche se il processo penale potra’ trarre un grande giovamento da un certo grado di informatizzazione (come dimostrato anche dai recenti processi di “Tangentopoli”), rimane, per le sue caratteristiche intrinseche, piu’ legato al tipo di struttura esistente.

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