A partire da questa sessione autunnale i registri cartacei dell’Universita’ di Udine saranno sostituiti dal registro elettronico che semplifichera’ il lavoro dei professori e personale di segreteria accelerando le procedure di verbalizzazione degli esami. Difatti da settembre sara’ introdotto in via sperimentale il nuovo sistema per la registrazione via web dell’esito degli esami grazie ad un particolare sistema informatico in grado di gestire in maniera integrata le informazioni sugli studenti e sulle liste di esame delle diverse ripartizioni didattiche.

Interessante novita’ introdotta dall’Universita’ di Udine che con l’adozione di questo sistema informatico di registrazione consente di superare gli svantaggi legati alla macchinosa registrazione manuale degli esami che veniva operata sia dal docente, in duplice copia, sul tradizionale registro cartaceo e sul libretto, che dalle segreterie didattiche sul sistema informatico dell’Universita’.
Con questo nuovo sistema il passaggio sara’ uno solo, difatti il Centro servizi informatici e telematici dell’Ateneo sara’ in grado di prelevare le informazioni sugli studenti e sugli esami direttamente dalle liste di iscrizione alle prove che attualmente sono gia’ informatizzate. Di conseguenza la registrazione dell’esame da parte del docente comportera’ di fatto il solo inserimento della votazione e la comunicazione alla segreteria didattica dell’elenco degli esiti relativi agli studenti esaminati.
La ratifica delle registrazioni avverra’ confrontando la lista degli esiti ricevuti dal docente con il corrispondente elenco reperito sul sistema informativo.
L’Universita’ di Udine in questo modo inizia ad applicare nella maniera migliore quei principi inerenti la gestione elettronica dei documenti di cui negli ultimi tempi lo stesso Ministro Stanca ne e’ il sostenitore e divulgatore.
Illuminante in materia e’ la Direttiva del Ministro per l’Innovazione e le Tecnologie avente per oggetto “Le linee guida in materia di digitalizzazione dell’Amministrazione” datata 20 dicembre 2002 con la quale il Ministro ha inteso dare un decisivo colpo d’acceleratore ad un cambiamento gia’ avviato dalla P.A. al fine di ottenere miglioramenti rapidi, verificabili e percepibili nell’azione pubblica realizzando, altresi’, un passo ulteriore: “fare delle tecnologie della comunicazione ed dell’informazione un fattore di crescita organizzativa, procedurale, formativa e culturale per le amministrazioni, allo scopo di operare una reale attuazione delle norme in azioni concrete per la modernizzazione dell’intero apparato pubblico”.

In questo contesto assume fondamentale rilevanza la gestione dei flussi documentali, in quanto ogni amministrazione consuma e produce una notevole quantita’ di documenti. Le attivita’ svolte dai diversi uffici sono basate su determinati procedimenti amministrativi, caratterizzati da sequenze di atti governate da particolari regole; in ciascuna fase del procedimento e’ possibile acquisire o produrre documenti.
Con l’obiettivo di promuovere la realizzazione di sistemi informativi per la gestione elettronica dei flussi documentali, il Ministro per l’Innovazione e le Tecnologie ha, inoltre, emanato di recente una Direttiva sulla “Trasparenza dell’azione amministrativa e gestione dei flussi documentali”.
La Direttiva prevede in particolare l’istituzione di un Centro di competenza per il progetto protocollo informatico e trasparenza amministrativa. Tale unita’ organizzativa e’ situato all’interno del Centro tecnico della Presidenza del Consiglio dei Ministri che prosegue cosi’ le attivita’ svolte fin qui dall’ex AIPA.
Il Centro di competenza costituisce il punto di riferimento per il progetto e svolge funzioni di indirizzo e coordinamento, promuovendo l’attuazione della Direttiva. I suoi compiti comprendono:
1. azioni di sensibilizzazione e comunicazione. Tali tipo di azioni sono necessarie e hanno lo scopo di sensibilizzare i vertici delle amministrazioni sulla strategicita’ del progetto protocollo informatico e gestione dei flussi documentali sia dal punto di vista dell’efficienza interna sia dal punto di vista della trasparenza dell’azione amministrativa.

2. assessment dello stato di attuazione dei progetti. Tale attivita’ si propone lo scopo di essere lo strumento di conoscenza sia per il Ministro per l’Innovazione e le Tecnologie e gli uffici di cui si avvale sia per le amministrazioni relativamente alle iniziative avviate e/o da avviare (quali ad esempio l’analisi organizzativa, la definizione delle Aree organizzative omogenee, la riorganizzazione dei processi, la formazione del personale, ecc. ).

3. supporto consulenziale e informativo alle amministrazioni. Tale attivita’ viene svolta sia attraverso la partecipazione a gruppi di lavoro per la stesura di studi di fattibilita’, di capitolati tecnici e documenti di gara e sia attraverso il sito tematico che si propone lo scopo di diffondere la conoscenza e le esperienze maturate da alcune amministrazioni su tale progetto.

Con tale Direttiva il Ministro Stanca ben consapevole che dal primo gennaio 2004 (e quindi entro un termine relativamente breve) la gestione e l’archiviazione di tutti i documenti della P.A. dovra’ avvenire in via elettronica, cerca di dare utili suggerimenti al fine di consentire un’agevole trasformazione delle pratiche presentate agli uffici pubblici in documenti digitali, permettendo la trasmissione e la gestione interna della pratica per via telematica ed eliminando il trasferimento fisico del fascicolo cartaceo.
La teleamministrazione, in questo modo, trova la sua piu’ completa realizzazione. Difatti, una volta riconosciuto il valore giuridico dell’atto amministrativo nella sua forma elettronica, il principale effetto e’ quello di renderlo disponibile in rete, senza confini di distanza, con possibilita’ di strutturare flussi di lavoro (workflow) sempre in forma elettronica, impostando una pratica amministrativa unica, a perfezionamento progressivo, qualunque sia il numero degli uffici o delle amministrazioni interessate.
Al fine di comprendere meglio alcuni aspetti fondamentali della gestione elettronica dei documenti e’ necessario a questo punto chiarire alcune figure centrali tipiche del processo di informatizzazione di determinate attivita’ di carattere amministrativo-contabile.
Per gestione documentale si intende la gestione informatica dei documenti in modalita’ avanzata. E’ stata cosi’ denominata perche’ si tratta di una soluzione che privilegia ed esalta essenzialmente le potenzialita’ legate alla gestione informatizzata dei documenti e degli archivi.
Essa consiste in realta’ in una macro-categoria che ricomprende attivita’ assai eterogenee, che variano a seconda del grado di funzionalita’ che si desideri attuare, ma che trovano una logica ben precisa per il loro accorpamento: ovvero il loro comune presupposto fondamentale, che e’ quello della dematerializzazione dei documenti cartacei e quindi della disponibilita’ degli stessi a livello informatico.
Nell’ambito della gestione elettronica documentale assumono una notevole rilevanza i c.d. workflow documentali. In tale categoria si vogliono ricomprendere quelle attivita’ di razionalizzazione (e conseguente informatizzazione mediante workflow) esclusivamente dei processi documentali di una organizzazione, escludendo quindi quelli primari.

Cio’ non significa che non si avranno comunque benefici su tutta l’organizzazione, ma solo in via indiretta, agendo sui flussi documentali.
In altre parole, in tale caso si decide di non entrare nel merito delle procedure interne. Potrebbe anche essere il caso, ad esempio, di quelle strutture che hanno gia’ provveduto ad effettuare razionalizzazioni organizzative.

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