MILANO. Secondo un’indagine condotta da IDC per conto di Xerox, i documentisono considerati un elemento critico per il successo del business, ma pocheaziende conoscono i costi reali della loro gestione. Una corretta strategiadi gestione documentale aiuterebbe le aziende a ridurre del 50% le speselegate ai documenti. Ed e’ proprio in questo ambito che Xerox, da oltredieci anni nel settore della gestione e outsourcing documentale, si e’focalizzata, sviluppando esperienza e competitivita’ a favore delle aziende.L’amministratore delegato della Xerox, Philippe Martinez ha dichiarato chel’approccio iniziale della societa’, in questo settore, mira a identificarele aree sulle quali intervenire a livello di processi. A questa fase seguela definizione, insieme al cliente, di un’adeguata strategia di gestione deiprocessi documentali che viene poi implementata da Xerox. I risparmi sonospesso consistenti, in particolare quando l’azienda e’ propensa ariconsiderare il suo modo di lavorare e a rivolgersi a un partner dioutsourcing.Effettivamente in questa particolare era tecnologica la gestione elettronicadocumentale sta assumendo una rilevanza notevole sia in ambito pubblico cheprivato, in quanto come e’ noto ogni unita’ organizzativa riceve e produceun’enorme quantita’ di documenti. Tale attivita’ si estrinseca in processigovernati da procedure e regole complesse ed articolate.L’attivita’ di protocollazione e’ quella fase del processo che certificaprovenienza e data di acquisizione del documento identificandolo in manieraunivoca nell’ambito di una sequenza numerica collegata con l’indicazionecronologica. Costituisce pertanto il punto nevralgico di tutti i flussi dilavoro tra le aziende ed all’interno di ciascuna di esse; le modalita’ digestione adottate in merito assumono di conseguenza una importanzafondamentale nella strategia operativa aziendale.Il conseguente sviluppo di strumenti quali la firma elettronica ed ilprotocollo uniti all’espansione dell’uso della posta elettronica, rendepossibile la realizzazione di una gestione completamente automatizzata deiflussi documentali e la conseguente attuazione di profonde innovazioni nellemodalita’ di lavoro delle unita’ organizzative.Ma al fine di comprendere meglio alcuni aspetti fondamentali della gestioneelettronica dei documenti e’ necessario a questo punto chiarire che cosa siintende per gestione documentale.Con tale termine si fa riferimento alla gestione informatica dei documentiin modalita’ avanzata. E’ stata cosi’ denominata perche’ si tratta di unasoluzione che privilegia ed esalta essenzialmente le potenzialita’ legatealla gestione informatizzata dei documenti e degli archivi.Essa consiste in realta’ in una macro-categoria che ricomprende attivita’assai eterogenee, che variano a seconda del grado di funzionalita’ che sidesideri attuare, ma che trovano una logica ben precisa per il loroaccorpamento: ovvero il loro comune presupposto fondamentale, che e’ quellodella dematerializzazione dei documenti cartacei e quindi delladisponibilita’ degli stessi a livello informatico.]]>

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