Con la pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale n 27 del 3 febbraio 2004 del Decreto del Ministero dell’Economia del 23 gennaio 2004, sono state dettate le norme per la conservazione informatica dei dati contabili. Il provvedimento, lungamente atteso, affronta finalmente il problema della archiviazione informatica delle scritture contabili e piu’ in generale di documenti rilevanti a fini tributari sollevato  da piu’ di 10 anni (dalla prima legge Tremonti del 1994), che pero’ non ha mai ricevuto una regolamentazione di dettaglio.
La norma riveste un’ importanza fondamentale per le aziende perche’  elimina il paradosso secondo cui l’archiviazione dei dati contabili possa avvenire in forma elettronica (su un cd o un dischetto per intenderci), ma la conservazione degli stessi debba avvenire in forma cartacea per tutto il periodo previsto per l’accertamento fiscale.

Oggi, quindi, un’azienda puo’ conservare su dischetto o compact disc o DVD i dati contabili e, se usa la firma elettronica qualificata e rispetta le regole che l’AIPA (oggi CNIPA) ha stabilito con la delibera 42/2001 (peraltro in fase di aggiornamento), puo’ anche “buttare la carta”, poiche’ a richiesta degli organi competenti puo’ esibire il documento informatico con piena validita’ legale.

In verita’, la rivoluzione odierna gia’ era possibile, in linea teorica, in virtu’ di disposizioni precedenti, quale l’art. 6, comma 1, del DPR 445/2000 “TU sulla documentazione amministrativa” il quale prevede che le pubbliche amministrazioni ed i privati hanno facolta’ di sostituire i documenti dei propri archivi con la loro riproduzione su supporto fotografico, su supporto ottico o con altro mezzo idoneo a garantire la conformita’ dei documenti agli originali; ma L’Amministrazione finanziaria, evidentemente, non aveva ancora deciso di “rinunciare” alla carta per le scritture contabili.
Un’ importante modifica riguarda anche il pagamento dell’imposta di bollo che viene quantificato sulla base di un parametro presuntivo: l’interessato, infatti, comunichera’ all’ufficio delle entrate un numero di documenti da sottoporre all’imposta di bollo nel corso dell’anno, pagando la relativa somma,ed entro un anno potra’ presentare, se a credito, la richiesta di rimborso o di compensazione.
Entrando nel merito della disposizione,  si rileva subito come, seguendo l’impostazione in uso da 10 anni a questa parte nel settore delle nuove tecnologie, la norma si apra con una serie di definizioni relative alle firme elettroniche.

Nonostante il richiamo alle diverse firme  (come si ricordera’, la disciplina delle firme elettroniche ha subito diversi cambiamentinormativi, culminati con il D.lgs di recepimento della Direttiva sulle firme elettroniche n.10 del 2002, che ipotizza tipi di firma diversi dalla cd firma elettronica semplice alla firma digitale) la norma fa subito intendere come il concetto di base della archiviazione e conservazione dei dati contabili sia il concetto di “sottoscrizione elettronica” e, poiche’ la sottoscrizione elettronica viene definita al punto b dell’art 1, secondo comma, come “L’apposizione della firma elettronica qualificata”, appare ovvio comprendere che questi adempimenti debbano essere adottati con firma elettronica qualificata e non con firma elettronica semplice.
Se la soluzione appare soddisfacente per la realizzazione della piena informatizzazione delle attivita’ aziendali legate agli adempimenti tributari, qualche dubbio sorge per quanto riguarda il  coordinamento con le norme esistenti.
L’art 10, secondo comma, del  Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n. 445 “Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa”  statuisce infatti  che “Il documento informatico, sottoscritto con firma elettronica, soddisfa il requisito legale della forma scritta. Sul piano probatorio il documento stesso e’ liberamente valutabile, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualita’ e sicurezza. Esso inoltre soddisfa l’obbligo previsto dagli articoli 2214 e seguenti del codice civile e da ogni altra analoga disposizione legislativa o regolamentare”.

Ai sensi dell’art. 2214 del Codice Civile l’imprenditore che esercita un’attivita’ commerciale deve tenere il libro giornale, il libro degli inventari e le altre scritture contabili richieste dalla natura e dalle dimensioni dell’impresa.
Fino all’emanazione dell’odierno  decreto, e  sulla base di queste norme, si e’ creduto che una qualsiasi firma elettronica (ivi compresa, ad es password e ID),  associata ad un documento informatico,  potesse essere valida ad asseverare i dati della contabilita’ aziendale, mentre oggi ci si rende conto che non e’ piu’ cosi’ poiche’, per l’Amministrazione finanziaria l’unico documento informatico contabile valido e’ quello sottoscritto con firma qualificata.
Sia detto per inciso la firma qualificata ha invece una differente efficacia e diversi presupposti, secondo quanto affermato dallo stesso Art 10 del TU: Il documento informatico, quando e’ sottoscritto con firma digitale o con un altro tipo di firma elettronica avanzata, e la firma e’ basata su di un certificato qualificato ed e’ generata mediante un dispositivo per la creazione di una firma sicura, fa inoltre piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni da chi l’ha sottoscritto.

Le considerazioni sopra esposte fanno sorgere un  dubbio:

1. 
   
   A cosa serve la firma elettronica semplice  prevista dall’art 10, secondo comma, del dPR 445 del 2000, espressamente prevista per la tenuta dei libri contabili,  per il rinvio che la stessa norma fa  all’art 2214 del codice civile, se il decreto odierno non ne prevede l’uso e anzi prescrive l’utilizzo della cd firma qualificata? E allora  sorgono spontanee ulteriori domande e cioe’:
   
   
2. 
   
   se la firma elettronica semplice non esiste per il legislatore o non e’ considerata abbastanza sicura, perche’ e’ stata introdotta e subito “dimenticata” da norme successive?
   
   
3. 
   
   chi e perche’, vuole eliminare, senza lasciare traccia, la firma elettronica “semplice”?

Insomma, chi e’ l’Assassino ?

Fulvio Sarzana di S.Ippolito,
Avvocato, Studio Legale Sarzana & Partners
Consulente per l’informatica del Ministero della Giustizia

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