Sul provvedimento, destinato a semplificare in maniera significativa i rapporti fra le pubbliche amministrazioni, fra queste ed i privati e fra i privati, verra’ sentito il Garante per la protezione dei dati personali e saranno acquisiti i pareri del Consiglio di Stato, della Conferenza Stato-Regioni e delle Commissioni parlamentari competenti.
Viene introdotta nell’ordinamento la figura del gestore del servizio di posta elettronica certificata (un soggetto di natura pubblica o privata, iscritto ad apposito elenco) e previsti strumenti di garanzia relativi all’invio ed alla ricezione dei messaggi certificati, anche opponibili a terzi.

Il Ministro Lucio Stanca nel commentare il provvedimento ha affermato che esso rappresenta un atto di modernita’. Difatti la posta elettronica sta diventando sempre di piu’ strumento quotidiano di comunicazione e con l’introduzione della posta elettronica certificata si dara’ una maggiore certezza alla spedizione e ricezione del messaggio elettronico rafforzando, quindi, la validita’ giuridica della stessa comunicazione telematica, come del resto gia’ avviene con la lettera raccomandata con avviso di ricevimento rispetto alla lettera con affrancatura ordinaria.
Sicuramente il decreto in argomento favorira’ una maggiore diffusione di questo moderno strumento di comunicazione nel Paese. Ad esempio, ha rilevato il Ministro, anche nella stessa Pubblica amministrazione la posta elettronica sta avendo un sempre piu’ ampio utilizzo: i messaggi elettronici scambiati fra amministrazioni e fra queste e l’esterno nel 2003 sono stati oltre 31 milioni, rispetto ai 14,6 milioni del 2002. Stanca ha posto in evidenza anche le rilevanti conseguenze non solo in termini di velocita’ e di efficienza, ma anche di risparmi. Ad esempio, ogni lettera che la Pubblica Amministrazione invia con i sistemi tradizionali comporta un costo stimato in almeno 20 euro, contro i circa 2 euro di una e-mail. Il Ministero degli Esteri con il passaggio dai tradizionali telegrammi (e la loro conservazione su carta) all’e-mail ha diminuito di oltre 17 tonn. la carta.
Da parte sua il Ministro per la Funzione Pubblica, Luigi Mazzella, ha affermato che il premio ricevuto all’ONU come migliore amministrazione europea per le innovazioni apportate al nostro apparato burocratico non e’ certamente una meta ma uno stimolo a raggiungere altre tappe. In questo quadro il provvedimento rappresenta un punto di grande significato.
Il decreto pone in rilievo i due momenti fondamentali nella trasmissione dei documenti informatici: l’invio e la ricezione. “Certificare” queste due fasi significa che il mittente riceve dal proprio gestore di posta una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio e dell’eventuale allegata documentazione.
Allo stesso modo, quando il messaggio perviene al destinatario, il suo gestore di posta invia al mittente la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna, con l’indicazione della data e dell’orario, a prescindere dalla apertura del messaggio.

Insieme alla ricevuta di consegna, inoltre, il gestore del destinatario puo’ anche inviare al mittente la copia completa del testo del messaggio.
Il decreto stabilisce inoltre che, nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute, la traccia informatica delle operazioni svolte venga conservata per ventiquattro mesi in un apposito registro informatico custodito dai gestori, con lo stesso valore giuridico delle ricevute.
Viene anche istituito un elenco ufficiale dei gestori di posta elettronica certificata presso il Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione (CNIPA), al quale sono assegnati compiti di vigilanza e controllo sull’attivita’ degli iscritti.
La Pubblica Amministrazione centrale gia’ dispone di un servizio di posta elettronica certificata, mentre per quanto riguarda le pubbliche amministrazioni locali ben 50 progetti (dei 134 ammessi al cofinanziamento del Ministro per l’Innovazione e le Tecnologie per i progetti di e-Government per gli Enti Locali) prevedono la realizzazione di servizi di posta certificata. Sono oltre una ventina le societa’ tecnologicamente pronte che hanno gia’ richiesto di essere inserite nell’elenco dei gestori.
Siamo quindi di fronte ad una nuova concezione della posta elettronica sicuramente piu’ adeguata agli attuali tempi tecnologici dove diventa fondamentale certificare e quindi garantire quelle due fasi fondamentali connesse alla trasmissione telematica e cioe’ l’invio e la ricezione.
Come e’ noto l’utilizzo della posta elettronica quale valido mezzo di trasmissione  di documenti informatici e’ gia’ previsto dall’art. 14 del Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia  di  documentazione amministrativa (D.P.R. 445/2000) ed il 27 novembre 2003 il Ministro Stanca ha emanato una Direttiva che prevede un utilizzo degli strumenti di posta elettronica per diverse attivita’ interne della Pubblica Amministrazione (richieste di ferie o permessi, convocazioni di riunioni, invio di comunicazioni di servizio ovvero notizie dirette al singolo dipendente in materia di buoni pasto, pagamento di  competenze, diffusione di circolari o ordini di servizio) ed inoltre il supporto, la formazione e l’assistenza alle P.A. per le iniziative relative alla revisione dei sistemi di comunicazione.
In effetti bisogna riconoscere che alla base gia’ esiste un’azione coordinata di interventi che nel definire il quadro normativo e progettuale del nuovo sistema di gestione elettronica dei documenti ha prodotto:

• 
  
  la realizzazione da parte del Centro Tecnico per la Rete Unitaria della Pubblica amministrazione di un indice delle pubbliche amministrazioni (IPA) come previsto dal DPCM 31/10/2000;


• 
  
  la realizzazione di un sistema di posta elettronica certificata, cioe’ di un sistema che certifichi l’identificazione univoca del mittente e del destinatario e la ricezione del messaggio da parte di quest’ultimo – ai sensi del DPR 445/2000 art.14 – allo scopo di fornire, nell’immediato, alle amministrazioni uno strumento sicuro di scambio di messaggi ufficiali e, in prospettiva, al cittadino e all’impresa un canale aggiuntivo di comunicazione con la pubblica amministrazione caratterizzato da rapidita’ ed efficienza (non bisogna dimenticare che già il 3 febbraio 2003 sono state adottate dal Centro Tecnico per la Rete Unitaria della P.A. delle “linee guida del servizio di trasmissione di documenti informatici mediante posta elettronica certificata”).

Appare comunque evidente che la posta elettronica, specialmente nel settore pubblico, potra’ avere la sua massima diffusione e affidabilita’ con lo sviluppo di strumenti quali la firma elettronica ed il protocollo informatico, integrati con servizi di interoperabilita’, che rendera’ possibile la realizzazione effettiva di una gestione completamente automatizzata dei flussi documentali.
Si ricorda che, nell’ambito di una comunicazione tra i sistemi di protocollo di differenti amministrazioni, o tra differenti sistemi di protocollo della stessa amministrazione, si ritiene garantita la interoperabilita’ tra detti sistemi quando e’ consentito al sistema ricevente di trattare automaticamente le informazioni trasmesse dal sistema mittente.

Sia nel caso di gestione assistita da un workflow che in casi meno strutturati, appare come fondamentale l’utilizzo della posta elettronica e della tecnologia della firma digitale per trasmettere documenti in modo sicuro con validita’ giuridica.
Il DPR 428/98 e le relative regole tecniche prevedono, a tal fine, specifiche indicazioni e riferimenti al caso in cui il documento da protocollare in uscita sia formato e trasmesso con strumenti informatici. In tal caso si prevede che la “segnatura di protocollo” possa comprendere tutte le informazioni che vengono gestite dal sistema di protocollo dell’amministrazione che forma il documento. Si tratta di un meccanismo che consente di inviare con il medesimo messaggio, oltre al documento in senso stretto, anche un insieme di informazioni strutturate (la segnatura) che, se riconosciute dal destinatario, potrebbero essere utilizzate per velocizzare i processi di ricezione della corrispondenza e, conseguentemente, i processi di servizio ad essi collegati.
A tal fine gia’ l’Autorita’ per l’Informatica (ora CNIPA) ha analizzato il problema dell’integrazione tra il protocollo informatico, la posta elettronica e la firma digitale. A seguito dei lavori svolti e’ stato elaborato un documento che descrive i requisiti, i formati e gli aspetti tecnici per una effettiva interoperabilita’ tra sistemi di protocollo informatico in ambiente distribuito.
L’obiettivo del documento e’ duplice:

1. 
   
   descrivere le indicazioni specifiche, i concetti applicativi comuni ed i formati tecnici necessari per ottenere l’interoperabilita’ dei diversi sistemi di protocollo informatico;


2. 
   
   descrivere le linee guida, rivolte sia alle amministrazioni che al mercato, per facilitare la realizzazione di nuovi sistemi informatici distribuiti ovvero per estendere i sistemi di protocollo informatico gia’ esistenti allo scopo di cogliere appieno i vantaggi che possono derivare dalla integrazione delle nuove funzioni di interoperabilita’.

Sicuramente provvedimenti come quello in esame sono opportuni, anzi necessari in quanto i vantaggi della posta elettronica sono innumerevoli quali la maggiore semplicita’ ed economicita’ di trasmissione, inoltro e riproduzione; semplicita’ ed economicita’ di archiviazione e ricerca; facilita’ di invio multiplo, cioe’ a piu’  destinatari contemporaneamente, con costi estremamente piu’ bassi di quelli dei mezzi tradizionali; velocita’  ed  asincronia  della  comunicazione, in quanto non richiede la contemporanea presenza degli interlocutori.

Il problema, non da poco, e non certo risolto dal DPR in esame, risiede tutto nella mancanza di sicurezza ed affidabilita’ che rende, quindi, l’e-mail uno strumento di comunicazione di impatto limitato in ambito pubblico dove la certezza e l’ufficialita’ continuano ad assumere una rilevanza predominante per qualsiasi tipo di comunicazione.
Appare difatti evidente che certificare l’invio e la ricezione del messaggio di posta elettronica non significa garantire l’autenticite’, l’integrita’ e la paternita’ del contenuto del messaggio e questo e’ un nodo che solo la firma elettronica puo’ sciogliere.

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