Venti milioni di euro per migliorare l’efficienza del back office dei ministeri, ossia della macchina organizzativa: in questo modo almeno 750 milioni di euro saranno risparmiati annualmente nella spesa dei Ministeri con una piu’ incisiva utilizzazione delle Tecnologie dell’Informazione e Comunicazioni (ICT).
E’ il progetto strategico approvato dal Comitato dei Ministri per la Societa’ dell’Informazione, coordinato dal Ministro Lucio Stanca, che ha dichiarato che attualmente la spesa per il funzionamento della Pubblica amministrazione centrale e’ di circa 75 miliardi di euro, di cui il 15% per l’acquisto di beni e servizi; il 75% circa per docenti, polizia, forze armate ed altro e circa il 10% per il funzionamento dei ministeri.
E’ proprio quest’ultima area, che rappresenta una spesa annua di circa 7,5 miliardi di euro, che sara’ oggetto di un processo di ottimizzazione e razionalizzazione mediante l’adozione dell’ICT, difatti con il progetto in argomento ci si e’ posti l’obiettivo di recuperare almeno il 10% di questa spesa conseguendo risparmi per 750 milioni di euro l’anno.

Il progetto approvato dal Comitato dei Ministri per la Societa’ dell’Informazione rientra in un ampio programma di iniziative volto a dare maggior efficienza alla Pubblica amministrazione, attraverso interventi come l’e-Procurement, la posta elettronica, la firma digitale ed il protocollo informatico ed agendo soprattutto sul costo della macchina organizzativa che in una impresa privata ben condotta incide per il 5%, mentre nel settore pubblico, specificatamente nei ministeri, arriva anche al 40%.
Questa maggior efficienza nella macchina ministeriale sara’ conseguibile con un intervento strutturale esteso a tutti i processi. In particolare, ha spiegato il Ministro per l’Innovazione e le Tecnologie, si tratta di avviare una gestione unificata del personale e delle relative competenze accessorie; di adottare in modo generale il protocollo informatico e la digitalizzazione di tutti i flussi documentali della Pubblica Amministrazione; di estendere l’informatizzazione a tutti i processi di pagamento attivi e passivi; di realizzare il Sistema Pubblico di Connettivita’.
Proprio per conseguire i migliori risultati, il coordinamento del progetto fara’ capo alla stessa Presidenza del Consiglio, mentre l’indirizzo e il monitoraggio verranno affidati ad un Comitato Interministeriale, mentre l’attuazione sara’ di competenza del CNIPA (Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione).
In effetti gia’ con l’avvento del Ministero per l’Innovazione e le Tecnologie il protocollo informatico ha assunto un’importanza fondamentale ed e’ divenuto il perno fondamentale dell’informatizzazione della Pubblica Amministrazione, anzi per essere piu’ precisi della digitalizzazione della P.A.

Illuminante in materia e’ stata la Direttiva del Ministro per l’Innovazione e le Tecnologie Lucio Stanca avente per oggetto “Le linee guida in materia di digitalizzazione dell’Amministrazione” datata 20 dicembre 2002 con la quale il Ministro ha inteso dare un decisivo colpo d’acceleratore ad un cambiamento gia’ avviato dalla P.A. al fine di ottenere miglioramenti rapidi, verificabili e percepibili nell’azione pubblica realizzando, altresi’, un passo ulteriore: “fare delle tecnologie della comunicazione ed dell’informazione un fattore di crescita organizzativa, procedurale, formativa e culturale per le amministrazioni, allo scopo di operare una reale attuazione delle norme in azioni concrete per la modernizzazione dell’intero apparato pubblico”.

In questo contesto assume fondamentale rilevanza la gestione dei flussi documentali, in quanto ogni amministrazione consuma e produce una notevole quantita’ di documenti. Le attivita’ svolte dai diversi uffici sono basate su determinati procedimenti amministrativi, caratterizzati da sequenze di atti governate da particolari regole; in ciascuna fase del procedimento e’ possibile acquisire o produrre documenti.
Nell’informatizzazione di tali attivita’ assume particolare importanza la gestione in formato elettronico del protocollo, intendendo con tale termine quella fase del processo che certifica provenienza ed acquisizione del documento, attraverso la sua identificazione univoca realizzata per mezzo dell’apposizione di informazioni numeriche e temporali.
Con l’obiettivo di promuovere la realizzazione di sistemi informativi per la gestione elettronica dei flussi documentali, il Ministro per l’Innovazione e le Tecnologie ha, inoltre, emanato l’anno scorso una Direttiva sulla “Trasparenza dell’azione amministrativa e gestione dei flussi documentali”.
La Direttiva ha previsto in particolare l’istituzione di un Centro di competenza per il progetto protocollo informatico e trasparenza amministrativa. Tale unita’ organizzativa e’ situata all’interno del Centro tecnico della Presidenza del Consiglio dei Ministri che prosegue cosi’ le attivita’ svolte fin qui dall’AIPA.
Con tale Direttiva il Ministro Stanca ben consapevole che dal primo gennaio 2004 (e quindi entro un termine relativamente breve) la gestione e l’archiviazione di tutti i documenti della P.A. doveva avvenire in via elettronica, ha cercato di dare utili suggerimenti al fine di consentire un’agevole trasformazione delle pratiche presentate agli uffici pubblici in documenti digitali, permettendo la trasmissione e la gestione interna della pratica per via telematica ed eliminando il trasferimento fisico del fascicolo cartaceo.

La Direttiva ha cercato di vedere in maniera diversa e sicuramente piu’ aderente ai piani del Ministero per l’Innovazione, il protocollo informatico, come si e’ visto, gia’ disciplinato dal D.P.R. n. 428/98, e dalla Direttiva del Presidente del Consiglio dei Ministri 28 ottobre 1999 sulla gestione informatica dei flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni.
In altri termini l’obiettivo e’ stato quello di fornire, in linea con l’azione 11 del Piano di e-Government un fondamentale impulso alle amministrazioni centrali, regionali e locali nella concreta attuazione del quadro normativo esistente, sollecitando un profondo cambiamento di tipo organizzativo e culturale ancor prima che un aggiornamento di tipo tecnologico.

I sistemi di protocollo informatico, nella loro versione piu’ evoluta, comprendono talune funzioni innovative per la pubblica amministrazione. Oltre alla possibilita’ di protocollare i tradizionali documenti cartacei, e’ possibile anche: protocollare documenti elettronici; collegare direttamente al sistema di protocollo il sistema di archiviazione e conservazione dei documenti; garantire forme piu’ efficaci di accesso e trasparenza agli atti amministrativi; fornire elementi utili ai fini delle attivita’ di controllo di gestione; sperimentare applicazioni elettroniche della gestione dei flussi documentali.
L’obiettivo finale deve essere quello di una Pubblica Amministrazione digitale, con protocollo informatizzato, posta certificata e soprattutto trasparenza dell’iter burocratico verso l’esterno. In questo modo, difatti, anche cittadini e imprese, collegandosi in rete ai siti della Pubblica Amministrazione, avranno la possibilita’ di verificare lo stato delle pratiche.
In effetti, lo stesso Ministro per l’Innovazione e le Tecnologie nella sua Direttiva “Linee guida in tema di digitalizzazione dell’Amministrazione” del 21 dicembre 2001 prevedendo la piena utilizzazione del protocollo informatico sosteneva che “alla luce degli obiettivi di efficienza e trasparenza dei processi amministrativi, la digitalizzazione dei flussi di documentazione interna strutturata e l’introduzione del protocollo informatico risultano cruciali, in quanto consentono lo snellimento, la tracciabilita’ ed il monitoraggio continuo dei documenti da parte degli utenti”.
In tale ottica sono stati previsti gli Uffici digitali da intendersi come unita’ in cui le Amministrazioni, dopo avere selezionato, pochi, ma efficaci servizi di particolare importanza e visibilita’ per il cittadino, potranno processarli elettronicamente tramite sistemi di gestione di flussi documentali.

La teleamministrazione, in questo modo, trova la sua piu’ completa realizzazione. Difatti, una volta riconosciuto il valore giuridico dell’atto amministrativo nella sua forma elettronica, il principale effetto e’ quello di renderlo disponibile in rete, senza confini di distanza, con possibilita’ di strutturare flussi di lavoro (workflow) sempre in forma elettronica, impostando una pratica amministrativa unica, a perfezionamento progressivo, qualunque sia il numero degli uffici o delle amministrazioni interessate.
D’altro canto per gestione documentale si intende la gestione informatica dei documenti in modalita’ avanzata. E’ stata cosi’ denominata perche’ si tratta di una soluzione che privilegia ed esalta essenzialmente le potenzialita’ legate alla gestione informatizzata dei documenti e degli archivi.
Essa consiste in realta’ in una macro-categoria che ricomprende attivita’ assai eterogenee, che variano a seconda del grado di funzionalita’ che si desideri attuare, ma che trovano una logica ben precisa per il loro accorpamento: ovvero il loro comune presupposto fondamentale, che e’ quello della dematerializzazione dei documenti cartacei e quindi della disponibilita’ degli stessi a livello informatico.
Essa prevede le seguenti attivita’: registrazione con trattamento delle immagini (scannerizzazione dei documenti cartacei); assegnazione per via telematica al destinatario; gestione avanzata della classificazione dei documenti (utilizzo di thesauri e vocabolari controllati, ecc.); collegamento dei documenti alla gestione dei procedimenti.
Procedere a questo livello di realizzazione significa, in linea di massima (considerando il grande range di alternative attuabili): privilegiare l’obiettivo della creazione di patrimonio informativo; prendere in considerazione tutti i documenti, non solamente quelli protocollati; coinvolgere nel processo di informatizzazione tutti gli uffici, almeno in parte; consentire l’accesso in via informatica direttamente ai documenti.
Nell’ambito della gestione elettronica documentale assumono una notevole rilevanza i c.d. workflow documentali. In tale categoria si vogliono ricomprendere quelle attivita’ di razionalizzazione (e conseguente informatizzazione mediante workflow) esclusivamente dei processi documentali di una organizzazione, escludendo quindi quelli primari.

Cio’ non significa che non si avranno comunque benefici su tutta l’organizzazione, ma solo in via indiretta, agendo sui flussi documentali.
In altre parole, in tale caso si decide di non entrare nel merito delle procedure interne. Potrebbe anche essere il caso, ad esempio, di quelle strutture che hanno gia’ provveduto ad effettuare razionalizzazioni organizzative.
Essa prevede una o piu’ delle seguenti attivita’: informatizzazione dei processi relativi ai flussi documentali in entrata; informatizzazione dei processi relativi ai flussi documentali in uscita; informatizzazione dei processi relativi ai flussi documentali interni; integrazione con gli eventuali workflow relativi ai processi primari.

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