E’ stato pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 249 del 25 ottobre 2003 il Decreto del Ministro per l’Innovazione e le Tecnologie del 14 ottobre 2003 che approva le linee guida per l’adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi.
Lo scopo delle linee guida e’ quello di contribuire a creare, fornendo un quadro unitario ed aggiornato, le condizioni organizzative, funzionali e tecnologiche per la progettazione, la realizzazione, lo sviluppo e la revisione dei sistemi informativi automatizzati al fine di avviare, entro l’anno 2003 e quindi dal 1° gennaio 2004, il protocollo informatico e gestire i procedimenti amministrativi in modo elettronico. Il documento e’ rivolto a tutte le Amministrazioni pubbliche e si prefigge di fornire alle stessa un supporto nell’interpretazione e attuazione delle leggi, al fine di contribuire a promuovere una revisione sostanziale dei procedimenti amministrativi, cogliendo cosi’ lo spirito della norma che ha inteso creare i presupposti di una semplificazione dei procedimenti amministrativi ed una maggior trasparenza dei processi verso il cittadino e l’impresa.
Nel documento vengono esaminati gli adempimenti delle Amministrazioni, le funzionalita’ minime, la gestione documentale e la gestione dei flussi lavorativi, dando risalto alle attivita’ che l’Amministrazione deve svolgere per ciascuna delle suddette fasi.

Come e’ noto gia’ con la direttiva del Ministro per l’Innovazione e le Tecnologie del 9 dicembre 2002 sono stati definiti gli indirizzi per l’adozione delle norme in materia di protocollo informatico e di trattamento elettronico dei procedimenti amministrativi.
Il protocollo informatico e, piu’ in generale, la gestione elettronica dei flussi documentali hanno la finalita’ di migliorare l’efficienza interna degli uffici attraverso l’eliminazione dei registri cartacei, la riduzione degli uffici di protocollo e la razionalizzazione dei flussi documentali. L’adozione di tali sistemi migliorera’ inoltre la trasparenza dell’azione amministrativa attraverso strumenti che facilitano l’accesso allo stato dei procedimenti ed ai relativi documenti da parte di cittadini, imprese ed altre amministrazioni.
Le linee guida in argomento, in particolare, riguardano gli adempimenti ai quali sono tenute le Amministrazioni (fra cui assicurare le funzionalita’ minime di protocollo;  procedere all’archiviazione della documentazione sulla base del criterio per cui tutta la documentazione in ingresso diventa “digitale” secondo la normativa tecnica; pianificare le attivita’ al fine di realizzare un sistema di base protocollo-archiviazione che permetta di avviare il sistema documentale informatico sostitutivo di quello cartaceo; accedere al protocollo-archivio informatico “solo” tramite una rete interna all’amministrazione anche al fine di eliminare la duplicazione di documenti e fascicoli cartacei, con significative economie gestionali sia interne sia per l’utenza; pianificare le attivita’ finalizzate alla gestione informatica dei procedimenti amministrativi al fine di sostituire, anche in modo graduale, il trattamento manuale degli stessi procedimenti); la funzionalita’ minima da assicurare per l’avvio del protocollo informatico; i requisiti dei sistemi documentali e procedimentali che costituiscono un vincolo progettuale e realizzativo ma anche una opportunita’ per avviare modalita’ omogenee di operativita’; gli aspetti tecnologici.

In materia di protocollo informatico la strategia seguita, dall’Autorita’ per l’informatica nella pubblica amministrazione prima e dal Ministro per l’Innovazione e le Tecnologie poi, e’ stata quella di emanare delle norme comuni (in primo luogo DPR 428/98 poi confluito nel DPR 445/2000) per la salvaguardia della trasparenza amministrativa (per garantire, ad esempio, la non modificabilita’ delle registrazioni, oppure la stretta sequenzialita’ della numerazione dei documenti), lasciando alla autonomia di ciascuna amministrazione tutti gli aspetti relativi al miglioramento della propria efficienza interna – come la scelta sull’organizzazione del flusso interno di lavorazione dei documenti e sul livello di automazione attuabile.
La legge sulla trasparenza amministrativa (Legge 241/90) unita alla validita’ giuridica del documento elettronico sancita dalla Legge 59/1997 ha dato la spinta alla rivoluzione digitale nella P.A. che si e’ concretizzata con l’emanazione delle norme relative alla firma digitale (DPR 513/97) e al protocollo informatico (DPR 428/98). Tali norme sono state successivamente inserite nel Testo Unico sulla documentazione amministrativa (DPR 445/2000) che puo’ sicuramente considerarsi la normativa fondamentale di riferimento in materia di protocollo informatico.
Il DPR 445/2000 ha previsto dagli artt. 50 fino a 57 del capo IV, sezione I la realizzazione da parte delle Pubbliche Amministrazioni di sistemi di protocollo informatico attraverso l’inserimento nei relativi piani di sviluppo di specifici progetti realizzativi, la predisposizione di progetti esecutivi di sostituzione dei sistemi di protocollo cartaceo con sistemi di protocollo informatico nonche’ entro il 1° gennaio 2004 la realizzazione e la revisione di sistemi informativi automatizzati. La normativa implica, quindi, anche una valutazione da parte delle Pubbliche Amministrazioni in termini di rapporto fra costi e benefici, del recupero su supporto informatico dei documenti cartacei dei quali sia obbligatoria od opportuna la conservazione e, conseguentemente la predisposizione di archivi informatizzati in sostituzione di quelli cartacei.

Si ricorda che il Testo Unico non costituisce ovviamente l’unica normativa di riferimento del protocollo informatico (prima delle menzionate direttive del Ministro Stanca). Difatti, innanzitutto, per quanto riguarda gli aspetti tecnici, sono state emanate altre norme (DPCM 31/10/2000 sulle regole tecniche e la AIPA/CR/28 emanata il 7 maggio 2001), indispensabili per consentire l’interoperabilita’ tra sistemi di protocollo indipendenti; per integrare il protocollo informatico con gli altri strumenti individuati per il rinnovamento della PA (quali la firma digitale e la posta elettronica); per garantire l’attuazione dell’e-government.
Tali regole, in particolare, individuano nel linguaggio XML la modalita’ di codifica delle informazioni scambiate e nel protocollo di posta elettronica smtp e nel formato MIME la modalita’ di trasporto dei documenti e dei dati associati. Relativamente alla conservazione elettronica dei documenti la delibera n. 42/2001 emanata dall’AIPA da le indicazioni necessarie per le amministrazioni al fine di una corretta conservazione.

L’impegno dell’AIPA (ora CNIPA) su questi temi si e’ concretizzato attraverso numerose attivita’ che hanno avuto inizio con l’indagine conoscitiva sui sistemi informativi nella P.A. (condotta nel triennio 1994-96) e si e’ sviluppata nel periodo 1997-2001 attraverso la redazione dello studio di prefattibilita’ denominato Gedoc. Sono poi seguite la modifica del quadro normativo di riferimento e il supporto alle amministrazioni. Il supporto e’ consistito, oltre all’ausilio nella comprensione della normativa con una opera di sensibilizzazione, nella redazione del documento di indirizzo sulle strategie di intervento per l’attuazione della normativa (Gedoc2), nell’avviamento del progetto “Paflow”, per la realizzazione di sistemi di protocollo informatico in modalita’ “open source”.
Un’ ulteriore iniziativa di supporto riguarda il progetto di diffusione della conoscenza e si e’ concretizzato oltre che nelle attivita’ di formazione, nella realizzazione (giugno 2001) e successiva evoluzione (febbraio 2003) del sito web http://protocollo.gov.it/ denominato Siap (Sistema informativo di supporto all’automazione del protocollo nella Pubblica Amministrazione).
Con l’avvento del Ministero per l’Innovazione e le Tecnologie il protocollo informatico ha continuato ad assumere un’importanza fondamentale ed e’ divenuto il perno fondamentale dell’informatizzazione della Pubblica Amministrazione, anzi per essere piu’ precisi della digitalizzazione della P.A.

Illuminante in materia e’ stata la Direttiva del Ministro per l’Innovazione e le Tecnologie Lucio Stanca avente per oggetto “Le linee guida in materia di digitalizzazione dell’Amministrazione” datata 20 dicembre 2002 con la quale il Ministro ha inteso dare un decisivo colpo d’acceleratore ad un cambiamento gia’ avviato dalla P.A. al fine di ottenere miglioramenti rapidi, verificabili e percepibili nell’azione pubblica realizzando, altresi’, un passo ulteriore: “fare delle tecnologie della comunicazione ed dell’informazione un fattore di crescita organizzativa, procedurale, formativa e culturale per le amministrazioni, allo scopo di operare una reale attuazione delle norme in azioni concrete per la modernizzazione dell’intero apparato pubblico”.
Ormai, pero’, e’ prossimo il termine del 1 gennaio 2004 previsto dalla normativa per l’adozione di sistemi di protocollo informatico e considerato che molte amministrazioni sono in netto ritardo il Ministro Stanca ha ritenuto opportuno pubblicare queste Linee Guida che dovrebbero essere di aiuto agli Uffici pubblici per il rispetto del termine.

Difatti il documento chiarisce che il protocollo informatico puo’ essere adottato secondo due tipi di approccio, il primo completo ed il secondo caratterizzato da una gradualita’ nella realizzazione.
Nel primo caso, protocollo, automazione della gestione e dell’iter delle attivita’, formazione e conservazione dei documenti informatici costituiscono un unico sistema di “governo elettronico”; nel secondo caso, il protocollo informatico si pone come il punto di avvio di un sistema amministrativo informatico nel quale l’informazione utilizzata e’ solo di tipo “digitale”, valida in quanto tale, e l’informazione su supporti documentali cartacei viene “trasformata” in digitale.
Ogni Amministrazione, in base alla propria situazione organizzativa e tecnologica, ferma restando la scadenza del 1° gennaio 2004, dovra’ valutare la possibilita’ di adottare l’uno o l’altro approccio, partendo eventualmente da quello minimale per poi evolvere gradualmente verso un sistema gestionale completamente automatizzato.

Scritto da