Sono solo otto gli enti pubblici che hanno attivato il nuovo servizio di protocollo informatico dall’inizio del 2004, pubblicando sull’iPA le informazioni relative alle Aree Organizzative Omogenee con i relativi indirizzi della casella di posta elettronica istituzionale.
Sono i dati estratti dall’indice delle amministrazioni pubbliche: gli enti che si sono iscritti sull’iPA anche senza ancora pubblicare una casella di posta elettronica istituzionale sono invece 589, mentre la percentuale di enti iscritti che hanno pubblicato la casella di posta elettronica istituzionale e’ l’1,36%.

I dati emersi sono, quindi, ampiamente sconfortanti e purtroppo vanno al di la’ delle attese piu’ pessimistiche.
Al fine di comprendere i dati sopra riportati si ricorda che l’Indice delle amministrazioni pubbliche e delle Aree Organizzative Omogenee, brevemente IndicePA o iPA, e’ stato istituito con il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 31 ottobre 2000, recante le regole tecniche per il protocollo informatico nella pubblica amministrazione.
Nell’IndicePA e’ descritta la struttura organizzativa di ciascuna amministrazione accreditata, con l’articolazione gerarchica delle varie unita’ o uffici. Per ciascuna unita’ sono disponibili gli indirizzi delle caselle di Posta Elettronica Certificata (P.E.C.) attive e di eventuali servizi applicativi resi disponibili on-line.
L’IndicePA costituisce, quindi, un punto di riferimento per l’individuazione e l’accesso alle strutture organizzative e ai servizi telematici offerti dalla Pubblica Amministrazione centrale e locale. Nell’IndicePA sono, inoltre, pubblicate tutte le informazioni necessarie per lo scambio di messaggi di posta elettronica attraverso le caselle istituzionali associate ai sistemi di protocollo informatico.
Per pubblicare informazioni sull’IndicePA, le amministrazioni pubbliche centrali e locali devono accreditarsi seguendo una determinata procedura descritta nell’apposita sezione del sito istituzionale.
Ma nonostante tali iniziative accompagnate tra l’altro da una serie di direttive molto articolare del Ministro Stanca la maggior parte degli uffici pubblici non ha nemmeno tentato di mettersi in regola con le prescrizioni legislative in tema di protocollo informatico.
Si ricorda che il Ministro per l’Innovazione e le Tecnologie con un Decreto del 14 ottobre 2003 ha approvato le linee guida per l’adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi.

Lo scopo delle linee guida e’ stato quello (poco riuscito, fino ad adesso, per la verita’) di contribuire a creare, fornendo un quadro unitario ed aggiornato, le condizioni organizzative, funzionali e tecnologiche per la progettazione, la realizzazione, lo sviluppo e la revisione dei sistemi informativi automatizzati al fine di avviare, entro l’anno 2003 e quindi dal 1° gennaio 2004, il protocollo informatico e gestire i procedimenti amministrativi in modo elettronico.
Il documento era rivolto a tutte le Amministrazioni pubbliche prefiggendosi di fornire alle stesse un supporto nell’interpretazione e attuazione delle leggi, al fine di contribuire a promuovere una revisione sostanziale dei procedimenti amministrativi, cogliendo cosi’ lo spirito della norma che ha inteso creare i presupposti di una semplificazione dei procedimenti amministrativi ed una maggior trasparenza dei processi verso il cittadino e l’impresa.
Nel documento vengono esaminati gli adempimenti delle Amministrazioni, le funzionalita’ minime, la gestione documentale e la gestione dei flussi lavorativi, dando risalto alle attivita’ che l’Amministrazione deve svolgere per ciascuna delle suddette fasi.

In effetti gia’ con la direttiva del Ministro per l’Innovazione e le Tecnologie del 9 dicembre 2002 erano stati definiti gli indirizzi per l’adozione delle norme in materia di protocollo informatico e di trattamento elettronico dei procedimenti amministrativi.
Il protocollo informatico e, piu’ in generale, la gestione elettronica dei flussi documentali hanno la finalita’ di migliorare l’efficienza interna degli uffici attraverso l’eliminazione dei registri cartacei, la riduzione degli uffici di protocollo e la razionalizzazione dei flussi documentali. L’adozione di tali sistemi migliora inoltre la trasparenza dell’azione amministrativa attraverso strumenti che facilitano l’accesso allo stato dei procedimenti ed ai relativi documenti da parte di cittadini, imprese ed altre amministrazioni.
Le linee guida in argomento, in particolare, riguardano gli adempimenti ai quali sono tenute le Amministrazioni (fra cui assicurare le funzionalita’ minime di protocollo; procedere all’archiviazione della documentazione sulla base del criterio per cui tutta la documentazione in ingresso diventa “digitale” secondo la normativa tecnica; pianificare le attivita’ al fine di realizzare un sistema di base protocollo-archiviazione che permetta di avviare il sistema documentale informatico sostitutivo di quello cartaceo; accedere al protocollo-archivio informatico “solo” tramite una rete interna all’amministrazione anche al fine di eliminare la duplicazione di documenti e fascicoli cartacei, con significative economie gestionali sia interne sia per l’utenza; pianificare le attivita’ finalizzate alla gestione informatica dei procedimenti amministrativi al fine di sostituire, anche in modo graduale, il trattamento manuale degli stessi procedimenti); la funzionalita’ minima da assicurare per l’avvio del protocollo informatico; i requisiti dei sistemi documentali e procedimentali che costituiscono un vincolo progettuale e realizzativo ma anche una opportunita’ per avviare modalita’ omogenee di operativita’; gli aspetti tecnologici.

In materia di protocollo informatico la strategia seguita, dall’Autorita’ per l’informatica nella pubblica amministrazione prima e dal Ministro per l’Innovazione e le Tecnologie poi, e’ stata quella di emanare delle norme comuni (in primo luogo DPR 428/98 poi confluito nel DPR 445/2000) per la salvaguardia della trasparenza amministrativa (per garantire, ad esempio, la non modificabilita’ delle registrazioni, oppure la stretta sequenzialita’ della numerazione dei documenti), lasciando alla autonomia di ciascuna amministrazione tutti gli aspetti relativi al miglioramento della propria efficienza interna – come la scelta sull’organizzazione del flusso interno di lavorazione dei documenti e sul livello di automazione attuabile.
La normativa fondamentale in materia di protocollo informatico rimane il DPR 445/2000 che ha previsto agli artt. 50 fino a 57 del capo IV, sezione I la realizzazione da parte delle Pubbliche Amministrazioni di sistemi di protocollo informatico attraverso l’inserimento nei relativi piani di sviluppo di specifici progetti realizzativi, la predisposizione di progetti esecutivi di sostituzione dei sistemi di protocollo cartaceo con sistemi di protocollo informatico nonche’ entro il 1° gennaio 2004 la realizzazione e la revisione di sistemi informativi automatizzati.
La normativa implica, quindi, anche una valutazione da parte delle Pubbliche Amministrazioni in termini di rapporto fra costi e benefici, del recupero su supporto informatico dei documenti cartacei dei quali sia obbligatoria od opportuna la conservazione e, conseguentemente la predisposizione di archivi informatizzati in sostituzione di quelli cartacei.

Purtroppo la mancata previsione di sanzioni in caso di inosservanza dei tempi prescritti e’ stata “letale” in quanto le pubbliche amministrazioni non hanno inserito tra i loro obiettivi prioritari l’adozione del protocollo informatico ne’ le direttive ministeriali adottate in materia presentavano una forza cogente tale da vincolare gli enti pubblici. Se si vuole il protocollo informatico della P.A. bisogna innanzitutto far capire a tutti i livelli l’importanza di questa evoluzione organizzativa e successivamente responsabilizzare in maniera decisa le classi dirigenziali.

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NAPOLI. Secondo i piu’ recenti dati estratti dall’indice delleamministrazioni pubbliche (www.indicepa.it) gli enti pubblici che hannoattivato il nuovo servizio di protocollo Informatico all’inizio del 2004,pubblicando sull’iPA le informazioni relative alle Aree OrganizzativeOmogenee con i relativi indirizzi della casella di posta elettronicaistituzionale, sono soltanto 8. Gli enti che si sono iscritti sull’iPA anchesenza ancora pubblicare una casella di posta elettronica istituzionale sonoinvece 589, mentre la percentuale di enti iscritti che hanno pubblicato lacasella di posta elettronica istituzionale e’ l’1,36%.I dati emersi sono, quindi, ampiamente sconfortanti e purtroppo vanno al dila’ delle attese piu’ pessimistiche.Al fine di comprendere i dati sopra riportati si ricorda che l’Indice delleamministrazioni pubbliche e delle Aree Organizzative Omogenee, brevementeIndicePA o iPA, e’ stato istituito con il Decreto del Presidente delConsiglio dei Ministri del 31 ottobre 2000, recante le regole tecniche peril protocollo informatico nella pubblica amministrazione.Nell’IndicePA e’ descritta la struttura organizzativa di ciascunaamministrazione accreditata, con l’articolazione gerarchica delle varieunita’ o uffici. Per ciascuna unita’ sono disponibili gli indirizzi dellecaselle di Posta Elettronica Certificata (P.E.C.) attive e di eventualiservizi applicativi resi disponibili on-line.L’IndicePA costituisce, quindi, un punto di riferimento per l’individuazionee l’accesso alle strutture organizzative e ai servizi telematici offertidalla Pubblica Amministrazione centrale e locale. Nell’IndicePA sono,inoltre, pubblicate tutte le informazioni necessarie per lo scambio dimessaggi di posta elettronica attraverso le caselle istituzionali associateai sistemi di protocollo informatico.Per pubblicare informazioni sull’IndicePA, le amministrazioni pubblichecentrali e locali devono accreditarsi seguendo una determinata proceduradescritta nell’apposita sezione del sito istituzionale.Ma nonostante tali iniziative accompagnate tra l’altro da una serie didirettive molto articolare del Ministro Stanca la maggior parte degli ufficipubblici non ha nemmeno tentato di mettersi in regola con le prescrizionilegislative in tema di protocollo informatico.Si ricorda che il Ministro per l’Innovazione e le Tecnologie con un Decretodel 14 ottobre 2003 ha approvato le linee guida per l’adozione delprotocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimentiamministrativi.Lo scopo delle linee guida e’ stato quello (poco riuscito, fino ad adesso,per la verita’) di contribuire a creare, fornendo un quadro unitario edaggiornato, le condizioni organizzative, funzionali e tecnologiche per laprogettazione, la realizzazione, lo sviluppo e la revisione dei sistemiinformativi automatizzati al fine di avviare, entro l’anno 2003 e quindi dal1° gennaio 2004, il protocollo informatico e gestire i procedimentiamministrativi in modo elettronico. Il documento era rivolto a tutte leAmministrazioni pubbliche prefiggendosi di fornire alle stesse un supportonell’interpretazione e attuazione delle leggi, al fine di contribuire apromuovere una revisione sostanziale dei procedimenti amministrativi,cogliendo cosi’ lo spirito della norma che ha inteso creare i presupposti diuna semplificazione dei procedimenti amministrativi ed una maggiortrasparenza dei processi verso il cittadino e l’impresa.

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