Sul sito istituzionale del CNIPA e’ possibile scaricare on line la documentazione necessaria per la presentazione dei progetti per l’utilizzo di strumenti di comunicazioni elettroniche nelle proprie prassi amministrative e nei propri processi in sostituzione di quelli tradizionali al fine di realizzare miglioramenti organizzativi e significativi risparmi di risorse in termini economici e temporali.
Si tratta dell’attuazione del c.d. progetto @p@ approvato dal Comitato dei Ministri per la Societa’ dell’Informazione il 18 marzo 2003 per il cofinanziamento di iniziative di automazione che consentano di massimizzare i benefici derivanti dall’utilizzo delle comunicazioni elettroniche.

Le amministrazioni interessate al progetto (Presidenza del Consiglio dei Ministri, Ministeri, Forze Armate e Forze di Polizia, Avvocatura Generale dello Stato, Consiglio di Stato, Corte dei Conti, Agenzie di cui al D. Lgs. n. 300/99) saranno chiamate a presentare studi di fattibilita’ per iniziative conformi al progetto.
Tali iniziative potranno coinvolgere una o piu’ amministrazioni; in questo ultimo caso lo studio dovra’ essere presentato da una P.A. che assumera’ il ruolo di capofila della iniziativa. Nello studio di fattibilita’ dovranno essere indicati, fra l’altro, i parametri per la verifica del raggiungimento dei risultati.
Una commissione di valutazione, istituita presso il CNIPA, stabilira’ i criteri, le entita’ del co-finanziamento, sulla base delle informazioni fornite con gli studi di fattibilita’ presentati ed in relazione al numero di iniziative ritenute valide, con dovuto riguardo agli effettivi benefici ottenibili ed all’effettiva possibilita’ di concreto raggiungimento degli obiettivi prefissati.
Il CNIPA, con apposita delibera, rendera’ note le iniziative approvate ed il relativo cofinanziamento. L’eventuale finanziamento di una iniziativa si realizzera’ attraverso la stipula di una convenzione tra l’Amministrazione (o le Amministrazioni) proponente ed il CNIPA: tale convenzione fara’ riferimento a impegni e obiettivi, entita’ del finanziamento erogato, tempi di realizzazione, modalita’ di monitoraggio. Sara’ compito del CNIPA il monitoraggio del raggiungimento dei risultati di ciascuna iniziativa.
Il progetto @p@ si avvale di importanti infrastrutture quali: l’Indice della Pubblica Amministrazione, che individua gli indirizzi istituzionali della P.A., l’attribuzione delle corrispondenti caselle di posta elettronica ed altre importanti informazioni, quali ad esempio i servizi disponibili; l’Indice PA e’ disponibile per tutti sul sito http://indicepa.gov.it;  la PEC, la cui ufficialita’ e’ stata sancita con l’approvazione dello schema di DPR dal Consiglio dei Ministri del 25.3.2004;  la costituenda Rubrica della P.A., che raccoglie gli indirizzi informatici di tutti i dipendenti della P.A centrale.

Come e’ noto l’utilizzo della posta elettronica quale valido mezzo di trasmissione  di documenti informatici e’ gia’ previsto dall’art. 14 del Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia  di  documentazione amministrativa (D.P.R. 445/2000) ed il 27 novembre 2003 il Ministro Stanca ha emanato una Direttiva che prevede un utilizzo degli strumenti di posta elettronica per diverse attivita’ interne della Pubblica Amministrazione (richieste di ferie o permessi, convocazioni di riunioni, invio di comunicazioni di servizio ovvero notizie dirette al singolo dipendente in materia di buoni pasto, pagamento di  competenze, diffusione di circolari o ordini di servizio) ed inoltre il supporto, la formazione e l’assistenza alle P.A. per le iniziative relative alla revisione dei sistemi di comunicazione.
In effetti bisogna riconoscere che alla base gia’ esiste un’azione coordinata di interventi che nel definire il quadro normativo e progettuale del nuovo sistema di gestione elettronica dei documenti ha prodotto:

• 
  
  la realizzazione da parte del Centro Tecnico per la Rete Unitaria della Pubblica Amministrazione di un indice delle pubbliche amministrazioni (IPA) come previsto dal DPCM 31/10/2000;


• 
  
  la realizzazione di un sistema di posta elettronica certificata (vedi il recente D.P.R. approvato dal Consiglio dei Ministri) cioe’ di un sistema che certifichi l’identificazione univoca del mittente e del destinatario e la ricezione del messaggio da parte di quest’ultimo – ai sensi del DPR 445/2000 art.14 – allo scopo di fornire, nell’immediato, alle amministrazioni uno strumento sicuro di scambio di messaggi ufficiali e, in prospettiva, al cittadino e all’impresa un canale aggiuntivo di comunicazione con la pubblica amministrazione caratterizzato da rapidita’ ed efficienza (non bisogna dimenticare che gia’ il 3 febbraio 2003 sono state adottate dal Centro Tecnico per la Rete Unitaria della P.A. delle “linee guida del servizio di trasmissione di documenti informatici mediante posta elettronica certificata”).
  
  Appare comunque evidente che la posta elettronica, specialmente nel settore pubblico, potra’ avere la sua massima diffusione e affidabilita’ con lo sviluppo di strumenti quali la firma elettronica ed il protocollo informatico, integrati con servizi di interoperabilita’, che rendera’ possibile la realizzazione effettiva di una gestione completamente automatizzata dei flussi documentali.
  Si ricorda che, nell’ambito di una comunicazione tra i sistemi di protocollo di differenti amministrazioni, o tra differenti sistemi di protocollo della stessa amministrazione, si ritiene garantita la interoperabilita’ tra detti sistemi quando e’ consentito al sistema ricevente di trattare automaticamente le informazioni trasmesse dal sistema mittente.

Sia nel caso di gestione assistita da un workflow che in casi meno strutturati, appare come fondamentale l’utilizzo della posta elettronica e della tecnologia della firma digitale per trasmettere documenti in modo sicuro con validita’ giuridica.
Il DPR 428/98 e le relative regole tecniche prevedono, a tal fine, specifiche indicazioni e riferimenti al caso in cui il documento da protocollare in uscita sia formato e trasmesso con strumenti informatici.
In tal caso si prevede che la “segnatura di protocollo” possa comprendere tutte le informazioni che vengono gestite dal sistema di protocollo dell’amministrazione che forma il documento.
Si tratta di un meccanismo che consente di inviare con il medesimo messaggio, oltre al documento in senso stretto, anche un insieme di informazioni strutturate (la segnatura) che, se riconosciute dal destinatario, potrebbero essere utilizzate per velocizzare i processi di ricezione della corrispondenza e, conseguentemente, i processi di servizio ad essi collegati.
A tal fine gia’ l’Autorita’ per l’Informatica (ora CNIPA) ha analizzato il problema dell’integrazione tra il protocollo informatico, la posta elettronica e la firma digitale.
A seguito dei lavori svolti e’ stato elaborato un documento che descrive i requisiti, i formati e gli aspetti tecnici per una effettiva interoperabilita’ tra sistemi di protocollo informatico in ambiente distribuito.
L’obiettivo del documento e’ duplice:

1. 
   
   descrivere le indicazioni specifiche, i concetti applicativi comuni ed i formati tecnici necessari per ottenere l’interoperabilita’ dei diversi sistemi di protocollo informatico;


2. 
   
   descrivere le linee guida, rivolte sia alle amministrazioni che al mercato, per facilitare la realizzazione di nuovi sistemi informatici distribuiti ovvero per estendere i sistemi di protocollo informatico gia’ esistenti allo scopo di cogliere appieno i vantaggi che possono derivare dalla integrazione delle nuove funzioni di interoperabilita’.

Sicuramente iniziative come quella in esame sono opportune, anzi necessarie in quanto i vantaggi della posta elettronica sono innumerevoli quali la maggiore semplicita’ ed economicita’ di trasmissione, inoltro e riproduzione; semplicita’ ed economicita’ di archiviazione e ricerca; facilita’ di invio multiplo, cioe’ a piu’  destinatari contemporaneamente, con costi estremamente piu’ bassi di quelli dei mezzi tradizionali; velocita’  ed  asincronia  della  comunicazione, in quanto non richiede la contemporanea presenza degli interlocutori.

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