Il 19 novembre scorso e’ stato pubblicato sul supplemento ordinario n. 167 della Gazzetta Ufficiale il Decreto del Ministero della Giustizia datato 14 ottobre 2004 recante “le regole tecnico-operative per l’uso di strumenti informatici e telematici nel processo civile”. Tale decreto viene adottato in virtu’ di una previsione specifica della normativa fondamentale in tema di processo telematico e cioe’ il D.P.R. n. 123 del 13 febbraio 2001 che detta il regolamento sull’uso di strumenti informatici e telematici nel processo civile ed anche amministrativo e che doveva essere operativo a partire dal 1° gennaio 2002 (art. 19).

Con tali regole, indubbiamente, si fa un grande passo in avanti verso la piena operativita’ del processo telematico e vengono offerte una serie di indicazioni molto dettagliate che si spingono alla definizione di questioni tecniche alle quali il giurista medio non e’ abituato (SIROTTI GAUDENZI).
Con il processo telematico si rientra nell’ambito della informatica giudiziaria gestionale da intendersi come il ramo che investe i procedimenti che si svolgono con l’intervento del giudice e delle parti. Il processo viene gestito con l’ausilio dell’elaboratore, nel quale vengono memorizzati, sotto forma di dati codificabili, tutti gli atti del processo, che corrispondono ad attivita’ strutturate (SAMMARCO).
Il processo, ed in generale le procedure che prevedono l’intervento del giudice e delle parti, risolvendosi in una sequenza di atti orientati ad un risultato, coordinati fra loro e sufficientemente strutturati, si prestano agevolmente alla codificazione e, quindi, all’automatizzazione. I vari atti che integrano l’iter procedurale, vengono memorizzati, sulla base di un programma che rispecchia le regole processuali; il processo, pertanto, si concreta in flussi d’informazioni, utilizzabili sia verso l’interno che verso l’esterno. Di tal che, il processo si trasforma in una rete informativa di dimensione operativa e di carattere dinamico, che implica una serie di evidenti e rilevanti vantaggi: anzitutto, al processo viene impresso un ritmo di maggiore celerita’, tenuto conto che la macchina e’ in grado di predisporre i ruoli di udienza (sia quelli collegiali che istruttori), di provvedere a stampare gli avvisi da inviare alle parti, ecc. e cioe’ di compiere tutta una serie di operazioni in tempi piu’ rapidi e ridotti rispetto a quelli dell’operatore manuale; queste stesse operazioni, d’altra parte, posseggono un piu’ alto grado di precisione ed una maggiore chiarezza di contenuto e sono suscettibili di un controllo immediato, diretto a scoprire e ad eliminare eventuali errori commessi.
Inoltre, il giudice puo’ esercitare un dominio completo sullo svolgimento di ogni singolo processo, attraverso la visura sul terminale dell’elaboratore di tutte le informazioni raccolte circa il processo stesso. Cio’ lo aiutera’ nella fase della decisione e gli permettera’ anche di programmare utilmente il suo lavoro con riguardo alle istruttorie e alla distribuzione dei processi.

I soggetti interessati, poi, potranno ottenere notizie del processo che li riguarda in tempi reali e i legali, a loro volta, avendo una conoscenza complessiva e contemporanea delle cause in cui sono difensori, potranno anch’essi pianificare piu’ razionalmente il loro lavoro. La stessa presenza fisica dei legali negli uffici, in molti casi, non e’ piu’ richiesta in quanto essi possono ottenere le informazioni che loro necessitano attraverso il terminale personale collegato con il centro elettronico dell’ufficio (SAMMARCO).
In particolare, quindi, il passaggio dal processo di cognizione attuale al processo di cognizione del futuro si fonda sulla creazione di una rete telematica che colleghi tutti gli studi professionali, tutte le cancellerie degli uffici giudiziari, tutti gli studi dei giudici e dei loro ausiliari; e sulla trasformazione dell’attuale fascicolo cartaceo in un fascicolo virtuale inserito in tale rete.
Naturalmente, l’udienza cessera’ di essere il “luogo” ed il “tempo” in cui si realizzano scambi e depositi, in quanto tali operazioni si svolgeranno per via telematica. Essa potra’ recuperare il suo ruolo di momento di confronto dialettico tra le parti, e tra le parti ed il giudice solo in quelle occasioni in cui e’ necessaria la compresenza di giudice, procuratori, e, eventualmente, parti (tentativo di conciliazione, interrogatorio delle parti ecc.). Si potra’ ricorrere, inoltre, alla videoconferenza ed a analoghe tecniche capaci di superare l’assenza o la distanza di taluno dei soggetti.
In sintesi, un processo telematico potrebbe essere strutturato nella maniera di seguito descritta.

Ogni operatore del diritto (giudice, avvocato, P.M., cancelliere, ufficiale giudiziario) o anche colui che interviene in funzione ausiliaria (consulente tecnico) diventerebbe titolare di un accesso autorizzato alla rete telematica giudiziaria e di un indirizzo simile a quello della attuale casella di posta elettronica nella rete internet.
Ogni procedimento giudiziario corrisponderebbe ad un fascicolo virtuale creato e numerato automaticamente da uno specifico programma di gestione non appena ricevuta la trasmissione dell’atto introduttivo del giudizio. In tale fascicolo saranno inseriti tutti gli altri atti processuali, oltre alla documentazione offerta in copia digitale.
Il programma garantirebbe l’accesso abilitato con diversi gradi di capacita’ (creazione dell’atto, trasmissione dell’atto o del documento, lettura dell’atto o del documento) a seconda del ruolo, delle funzioni dell’operatore e del momento processuale specifico. Il programma, inoltre, provvederebbe ad avvertire i soggetti processuali di tutti i depositi eseguiti nel fascicolo virtuale, nonche’ delle eventuali scadenze proprie dell’iter processuale.

Ogni soggetto processuale sarebbe autorizzato a visionare telematicamente e trarre copia di quanto contenuto nel fascicolo virtuale di causa.
Queste regole di carattere generale sono comunque piu’ attinenti ad un processo civile telematico, difatti anche se il processo penale potra’ trarre un grande giovamento da un certo grado di informatizzazione (come dimostrato anche dai recenti processi di “Tangentopoli”), rimane, per le sue caratteristiche intrinseche, piu’ legato al tipo di struttura esistente.
Venendo piu’ da vicino ad esaminare le regole tecniche si comprende subito che esse supportano quell’architettura logica voluta dal D.P.R. n. 123/2001 ove e’ richiesta non solo l’adozione di procedure, ma anche l’acquisto e l’utilizzo di appositi software e attrezzature tecniche ad hoc, di poste elettroniche certificate, di dispositivi di firma elettronica, di smart card e di credenziali di autenticazione di ogni operatore (RIEM).
L’architettura tecnica dettata dal recente decreto ministeriale prevede l’istituzione di una sorta di dominio giustizia, sulla scorta di quanto previsto dall’art. 3 del D.P.R. n. 123,  disponibile in una intranet il cui accesso e’ accordato solo se i soggetti che vi operano siano preventivamente riconosciuti e abilitati dal sistema. Al dominio giustizia che si serve della Rug (Rete unitaria di giustizia) si dovranno interfacciare altri domini intranet dello stesso tipo che colloquieranno fra loro attraverso Internet, il piu’ importante dei quali sara’ indubbiamente quello dell’avvocatura, ma anche quelli di tutti gli altri ordini e collegi professionali e degli operatori che abbiano a che fare con il pianeta giustizia (RIEM).

Il capo I del decreto indica all’art. 1 gli ambiti di applicazione e fornisce le consuetudinarie definizioni all’art. 2, avendo cura in seguito di indicare i c.d. “punti di interazione” che collegano il Sici (Sistema informatico civile italiano) al fulcro-gestionale informatico del processo che e’ il gestore centrale dell’accesso con sede presso il Ministero della Giustizia.
A tale fulcro ovviamente sono collegati i gestori locali dell’accesso che costituiscono i necessari referenti di tutti i soggetti abilitati esterni ed interni (art. 2, comma 1) e cioe’ i difensori delle parti private, gli avvocati iscritti negli elenchi speciali, gli esperti e gli ausiliari del giudice; gli avvocati, i procuratori dello Stato e gli altri dipendenti di amministrazioni statali; i soggetti abilitati esterni privati e i soggetti abilitati esterni pubblici; i magistrati, il personale degli uffici giudiziari e degli UNEP.
In questo modo attraverso la Rug sono inviati, notificati, depositati atti, fascicoli e documenti informatici nel rispetto di quelli che sono i principi fondamentali in tema di teleamministrazione che ovviamente si fonda sulla validita’ giuridica del documento informatico sancita originariamente dall’art. 15 della legge 59/97 e confermata anche dall’emanando codice della Pubblica Amministrazione digitale.

Il capo II del decreto disciplina la gestione della posta elettronica prevedendo che tutte le attivita’ si svolgono attraverso sistemi di invio telematico di atti e documenti che fanno ricorso alla posta elettronica certificata “CPE – CPT” cioe’ fornita da un gestore del punto dell’accesso che e’ ovviamente tenuto a rispettare tutti quegli adempimenti previsti dall’art. 31 e dall’allegato B del d.lgs. n. 196/2003 relativamente alla sicurezza e tutela nel trattamento dei dati personali attraverso strumenti elettronici.
Si ricorda che il Codice della P.A. digitale prevede all’art. 50 l’adozione della posta elettronica per lo scambio di documenti ed informazioni, verificandone la provenienza. Mentre agli artt. 6 e 51 prevede l’adozione della posta elettronica certificata per la trasmissione telematica di comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna. In effetti gia’ dal 25 marzo 2004 il Consiglio dei Ministri ha approvato un D.P.R., su proposta di Lucio Stanca, Ministro per l’Innovazione e le Tecnologie, e Luigi Mazzella, Ministro per la Funzione Pubblica, che riconosce validita’ giuridica ai documenti trasmessi per posta elettronica.
La posta elettronica certificata viene cosi’ intesa come una normale raccomandata con avviso di ricevimento, per cui l’invio e la ricezione di documenti con strumenti informatici (e-mail) avra’ valore legale. Viene introdotta nell’ordinamento anche la figura del gestore del servizio di posta elettronica certificata (un soggetto di natura pubblica o privata, iscritto ad apposito elenco) e previsti strumenti di garanzia relativi all’invio ed alla ricezione dei messaggi certificati, anche opponibili a terzi.
Il principio e’ ovviamente lo stesso anche nel processo telematico dove ad ogni soggetto che interagisce per via telematica con il Sici corrisponde un solo indirizzo elettronico attraverso il quale il professionista puo’ operare. Il servizio di posta restituisce al mittente una ricevuta di avvenuta consegna per ogni documento informatico reso disponibile al destinatario e appone una sorta di “timbro elettronico” di deposito detto “attestazione temporale” che indica il momento di deposito del documento.

Il capo IV del decreto disciplina le modalita’ di accesso al sistema informatico civile e indica le regole amministrative secondo le quali vengono gestite le diverse attivita’ rese possibili stabilendo altresi’ i formati elettronici dei documenti accettati dal sistema. Assume una particolare rilevanza anche l’art. 34 che formalizza le regole per l’adozione e la redazione del piano di sicurezza che risulta essere un adempimento molto piu’ complesso del documento programmatico sulla sicurezza previsto dall’art. 19 dell’allegato B del d.lgs. n. 196/2003 (RIEM).

Il capo V disciplina gli aspetti di operativita’ del sistema specie avuto riferimento alla trasmissione dei documenti informatici tra il Sici e le entita’ esterne. In effetti e’ lo stesso codice della P.A. digitale che prevede, gia’ nella sua formulazione originaria, l’obbligo per le Pubbliche amministrazioni di scambiarsi on-line i dati relativi alle pratiche di cittadini ed imprese, evitando il peregrinaggio da un ufficio all’altro per ottenere documenti e certificati, o di dover aspettare mesi affinche’ si svolga, come avviene ora, il trasferimento cartaceo delle pratiche tra le varie amministrazioni pubbliche.
La gestione e l’archiviazione di tutti i documenti della P.A. dovra’ avvenire in via elettronica, attraverso la graduale trasformazione delle pratiche presentate agli uffici pubblici in documenti digitali, la trasmissione e la gestione interna della pratica per via telematica e l’eliminazione del trasferimento fisico del fascicolo cartaceo.
Il capo VI prevede una importante novita’ riguardo ai pagamenti relativi agli atti giudiziari, ai diritti di notifica di registrazione, trascrizione e voltura degli atti, che possono essere resi per via telematica mediante una modulistica predisposta dal Ministro dell’Economia e delle Finanze. Lo stesso codice della P.A. digitale, nell’osservanza degli stessi principi, ha necessariamente dovuto prevedere all’art. 5 la possibilita’ per le Amministrazioni pubbliche di accettare da cittadini e imprese i pagamenti effettuati on-line a partire dal 1° gennaio 2006. Purtroppo non bisogna dimenticare che il delicato settore dei pagamenti on line si presta spesso a truffe piuttosto clamorose quasi a testimoniare che il progresso tecnologico delle volte sembra favorire piu’ il crimine che la giustizia.

Il capo VII del decreto relativamente all’archiviazione e conservazione delle informazioni rinvia al decreto del 24 maggio 2001 sulle “regole procedurali relative alla tenuta dei registri informatizzati dell’amministrazione della giustizia”, alle regole inserite nel d.lgs. n. 196/2003 e alla delibera del CNIPA del 19 febbraio 2004 n. 11 che detta le regole sulla conservazione degli atti su supporto magnetico.
Il capo VIII individua alcuni standard e modelli di riferimento sul formato dei documenti informatici e degli allegati. Viene adottato il formato XLM (eXtensible Markup Language) per risolvere i problemi di sicurezza in quanto permette la circolazione di documenti protetti, garantendo cosi’ gli utenti del Sici. Gia’ per il passato l’AIPA attraverso la circolare 6 novembre 2001 AIPA/CR/35 (G.U. serie generale n. 262 del 10 novembre 2001) “Assegnazione dei nomi uniformi ai documenti giuridici”, e la circolare 22 aprile 2002 AIPA/CR/40, (G.U. serie generale n. 102 del 3 maggio 2002) “Formato per la rappresentazione elettronica dei provvedimenti normativi tramite il linguaggio di marcatura XML” aveva riconosciuto la validita’ di tale linguaggio che risulta particolarmente efficace in questi settori. Difatti tale linguaggio di marcatura, offre la possibilita’ di definire strutture per classi omogenee di documenti e si sta, progressivamente affermando come standard nell’ambito delle reti.

L’XML consente di specificare vincoli di correttezza strutturale su una classe di documenti attraverso un formalismo di definizione di regole, denominato document type definition (DTD): ogni insieme di documenti che presenta caratteristiche uniformi puo’ essere descritto con uno specifico DTD.
In altri termini al DTD si fa ricorso per definire una metodologia di marcatura: per ogni tipologia di documenti si descrivono diverse componenti, e si da’ un nome ad ogni componente, che puo’ a sua volta essere ulteriormente scomposta in piu’ sottoparti.

Con l’applicazione di tali regole tecnico-operative sara’ cosi’ possibile la piena realizzazione del processo telematico andando ben al di la’ del progetto Polis Web, ingegnosa applicazione creata dalla Datamat che consente ai soli avvocati che hanno a che fare con i contenziosi civili, di consultare dal pc le sentenze emesse dal Tribunale, di prenotare la copia di un documento presso la cancelleria, di conoscere le date delle udienze, gli eventuali rinvii e la sezione competente. Al sistema si accede con una password, rilasciata dall’Ordine degli avvocati di ciascun foro interessato dal progetto.
Il progetto in argomento gia’ e’ stato introdotto in una dozzina di sedi giudiziarie, ma a pieno regime e’ operante solo presso il Tribunale di Bologna, dove l’implementazione di Polis Web e’ cominciata due anni or sono, con oltre 1500 avvocati civilisti possessori di password che accedono ai servizi direttamente dal computer dello studio. Basta, difatti, collegarsi alla home page del Tribunale ed accedere nella parte riservata del sito.

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